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地方省情信息管理系統(tǒng)開發(fā)建設芻議
地方省情資料，作為一種特定區(qū)域的“鄉(xiāng)土信息”，以其豐富的內涵，包容了文件、文獻、地方法規(guī)、各類史料、統(tǒng)計資料、動態(tài)性資料和大量結合實踐的論文。它是全面反映特定區(qū)域政治、經(jīng)濟、科教文史的知識寶庫和信息源。隨著改革開放的深入發(fā)展，地方省情資料在信息資源總體系中不可缺少、不可替代的作用日益明顯。它對特定地域經(jīng)濟社會發(fā)展的咨詢決策作用、物質文明建設和精神文明建設的推動作用日益增強。搞好地方省情資料信息管理系統(tǒng)的開發(fā)建設具有十分重要的意義。
一、關于系統(tǒng)設計的基本要求
1．在指導思想上，必須把服務經(jīng)濟建設、服務各級領導機關決策咨詢、服務各類經(jīng)濟部門、服務教學科研單位作為系統(tǒng)建設的出發(fā)點；把改變手工管理方式的原始落后狀況，變被動服務為主動服務作為系統(tǒng)建設的著眼點；把搞好當前的開發(fā)工作作為系統(tǒng)建設的立足點。通過地方省情資料信息管理系統(tǒng)的建設，認真探索出一條地方文獻資料管理現(xiàn)代化、服務科學化、文獻加工信息化的現(xiàn)實途徑。
2．在總體設計上，一要充分吸收各種分類法的長處，按照分類主題一體化的思路，形成本系統(tǒng)的分類主題表；二是形成系統(tǒng)整體結構的各個子程序模塊，既相互獨立，又互相聯(lián)系，簡便易行，功能互補；三是便于使用，即便于數(shù)據(jù)的存貯、組合、轉換、檢索、統(tǒng)計、修改和打印，用戶都可以上機操作。
3．在應用軟件的程序設計上，一是要從實際出發(fā)，要能夠適應大部分單位經(jīng)費不足的矛盾，硬件的最低配置只需一套386微機（內存2MB，286微機內存在2MB以上也可以運行）以及一臺打印機；二是配套軟件DOS版本只須在3．3以上并有一套當前流行的漢字系統(tǒng)就能開展工作；三是數(shù)據(jù)管理方面采用多功能設置方式，以確保用戶多樣化檢索需求的實現(xiàn)，有效地解決日益增多的龐大數(shù)據(jù)量同內外存設備不足的矛盾。
4．應用軟件系統(tǒng)要有濃郁的地方特色，能較好地開發(fā)地方文獻信息資源。所提供的省情資料索引從范圍上包括省地市縣，行業(yè)上包括黨政軍民工農(nóng)學商，系列上包括政治、經(jīng)濟、科教文史。所有操作功能界面友好，中文菜單簡潔明了，屏幕提示充分，便于選擇，實用性強。
5．數(shù)據(jù)檢索應采用多功能互補的方式，手段比較完備，且具有較大的靈活性，使用戶只要選取局部關鍵字或詞輸入就能進行模糊檢索從而收到滿意的檢索效果。檢索入口的選擇豐富多樣，操作方便簡單，容易掌握，只要具有計算機的初步知識，會使用簡易的漢字輸入方法就能夠勝任。
6．能通過目錄編輯形成5種省情及地市縣情報刊資料索引，作為常規(guī)性的檢索工具書，以滿足對省情資料和地市縣情資料最普遍、最系統(tǒng)的咨詢需求。
7．系統(tǒng)應具有通用性，便于移植、改造、擴充。根據(jù)各自的需要，只需對分類主題表和分類主題代碼進行適當?shù)恼{整和擴充，就能形成一個新的管理系統(tǒng)，即既可以建成各自的省市縣情管理系統(tǒng)，也可以建立起一套社會科學信息管理系統(tǒng)或者是專題資料管理系統(tǒng)。
二、關于系統(tǒng)的結構框架和模塊功能
下圖是地方省情資料信息管理系統(tǒng)的結構框架：
地方省情資料信息管理系統(tǒng)分為7個功能模塊，具體的功能是：
1．數(shù)據(jù)增加模塊。其功能是錄入省情資料數(shù)據(jù)，即把經(jīng)過分析標引的省情資料題錄工作單中各個字段的內容輸入計算機。每輸完一條數(shù)據(jù)，系統(tǒng)會自動地賦與固定的隨機記錄號，顯示完整的數(shù)據(jù)內容，并提供隨機修改的手段。輸入數(shù)據(jù)的基本格式包括：題名、責任者、出版者、刊期、日期、頁碼、分類主題代碼、自由詞、館藏號等。
2．數(shù)據(jù)維護模塊。其功能是對已經(jīng)建立或經(jīng)過使用的數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)的修改、刪除、重組或制作備份。由數(shù)據(jù)修改、數(shù)據(jù)刪除、序號（分類主題代碼）更換、整批修改、數(shù)據(jù)備份5個子模塊組成。
3．目錄編輯模塊。其功能是以批處理的方式，按照固定的模式編制五種版本、三種類型、兩種格式的書本式地方省情資料索引二次文獻。五種版本分別是：地方省情資料目錄索引、地方省情專題資料目錄索引、地市縣情資料目錄索引、地市縣情專題資料目錄索引、地方省情資料要目索引。三種類型分別是：常規(guī)型，即能比較集中地反映總體情況的互不交叉的二次文獻數(shù)據(jù)，“地方省情資料目錄索引”和“地市縣情資料目錄索引”屬于這種類型；專題型，即能比較全面地反映各個方面情況的相互交叉的二次文獻數(shù)據(jù)，“地方省情專題資料目錄索引”和“地市縣情專題資料目錄索引”屬于這種類型；報道型，即“地方省情資料要目索引”，它是從信息發(fā)布的角度，提要式地報道分年度地方省情資料的主要內容，集中反映了本省社會主義現(xiàn)代化建設各條戰(zhàn)線的基本情況和省情研究的新進展。兩種格式是指打印出來的二次文獻分成面向用戶的通用型標準書本格式和內部使用的管理型非標準書本格式。
4．數(shù)據(jù)檢索模塊。是應用軟件系統(tǒng)面向用戶的主要功能模塊，是人機對話的窗口。它是由分類對應、題錄、自由詞、省情數(shù)據(jù)、省情專題數(shù)據(jù)、地市縣情數(shù)據(jù)、地市縣情專題數(shù)據(jù)、館藏號、題錄字段復合檢索等9個子程序檢索模塊組成。
地方省情資料信息系統(tǒng)
1、數(shù)據(jù)增加
2、數(shù)據(jù)維護
數(shù)據(jù)修改
數(shù)據(jù)刪除
序號更換
整批修改
數(shù)據(jù)拷貝
3、目錄編輯
省情目錄編輯
省情專題目錄編輯
地市縣情目錄編輯
地市縣情專題目錄編輯
省情要目編輯
4、數(shù)據(jù)檢索
分類對應檢索
題錄檢索
題錄字段復合檢索
自由詞檢索
省情數(shù)據(jù)檢索
省情專題數(shù)據(jù)檢索
地市縣情數(shù)據(jù)檢索
地市縣情專題數(shù)據(jù)檢索
館藏號檢索
5、數(shù)據(jù)統(tǒng)計
數(shù)據(jù)總量
專題數(shù)據(jù)
責任者
書、報、刊
要目統(tǒng)計
自由詞
館藏號
6、數(shù)據(jù)打印
7、數(shù)據(jù)庫連接
分類對應檢索模塊為用戶提供了三個檢索入口：一是按分類主題表即通過分類主題代碼檢索數(shù)據(jù)，二是按中國圖書分類法對應分類主題表檢索省情數(shù)據(jù)，三是按中國檔案分類法分類號對應分類主題表檢索省情數(shù)據(jù)。
題錄檢索模塊采用的方式是把組成題錄內容的各個字段分解成題名項、責任者項、書報刊名項、刊期項、日期項、頁碼項組合版面的方式，并提供了單項、雙項、多項選擇功能，比較靈活地適應用戶多方面的數(shù)據(jù)需求。
題錄字段復合檢索模塊可以根據(jù)實際需要分別對題名項、責任者項、刊名項、刊期日期頁碼項進行組合型模糊檢索，它的特點是能夠最大限度地、最精確地檢索出用戶所需的數(shù)據(jù)。
自由詞檢索模塊的功能是通過輸入自由詞（題外關鍵詞）來檢索相關內容的省情數(shù)據(jù)。
省情數(shù)據(jù)檢索模塊、省情專題數(shù)據(jù)檢索模塊、地市縣情數(shù)據(jù)檢索模塊、地市縣情專題數(shù)據(jù)檢索模塊均應采用滾動菜單方式，用戶只需對號按鍵，就可以檢索到自己所需要的數(shù)據(jù)。
由館藏號檢索模塊入口檢索到的數(shù)據(jù)提供了所需數(shù)據(jù)文獻載體的準確館藏位置，以及相應館藏位置的所需文獻的數(shù)據(jù)總量。
5．數(shù)據(jù)統(tǒng)計模塊。其功能是對數(shù)據(jù)庫常規(guī)類型的數(shù)據(jù)量進行統(tǒng)計，統(tǒng)計的內容包括數(shù)據(jù)總量、專題數(shù)據(jù)、責任者數(shù)據(jù)、書報刊名數(shù)據(jù)、要目數(shù)據(jù)、自由詞數(shù)據(jù)、館藏號數(shù)據(jù)7種。
6．數(shù)據(jù)打印模塊。是對數(shù)據(jù)檢索模塊、總目編輯模塊功能的補充和完善，具有屏幕顯示、統(tǒng)計數(shù)據(jù)總量和打印數(shù)據(jù)的功能，選擇打印數(shù)據(jù)的方式靈活多樣，便于用戶方便地使用各種數(shù)據(jù)。
7，數(shù)據(jù)庫連接模塊。其功能一方面可以調整數(shù)據(jù)庫容量，便于靈活地組織數(shù)據(jù)庫，另一方面可以適應多樣化檢索的需求，為用戶提供更方便的數(shù)據(jù)服務。
三、地方省情資料分類主題表的標引方法
地方省情資料，作為一種“鄉(xiāng)土信息”，它既區(qū)別于一般的圖書資料，也不簡單地類同于新聞剪報資料。因此，根據(jù)地方省情資料的特點編制的分類主題表，應更貼近實際工作和現(xiàn)實生活，集中反映特定地域的政治、經(jīng)濟、科學、教育、文化、歷史、地理等情況。為較好實現(xiàn)地方省情資料信息管理系統(tǒng)的各項功能，必須做好省情資料數(shù)據(jù)信息的前期處理工作，搞好分類標引。
1．地方省情資料分類主題表的標引方式一般可分為以下三種類型：
（1）按實際主題分類對號標引，相關主題分類號排在其后，順序一般可按主從關系排列，這類材料主要是指全省性，即面上的材料。
（2）按復分主題分類號對號標引，實際主題分類號標引必須放在其后，此類材料主要是指地域性材料和專題交叉的行業(yè)性材料。
（3）按第二種類型方式處理的材料中，對那些具有面上典型意義的材料應采用第一種類型方式進行處理，復分主題分類號可根據(jù)實際情況排在其后適當?shù)奈恢谩?
2．地方省情資料分類主題表部分欄目分類標引規(guī)范。
（1）政治類資料。本類資料中所收錄的政策、法規(guī)、文獻，應是省級領導機構發(fā)布或轉發(fā)的文件、文獻、政策、法規(guī)；其中地方法規(guī)這一主題欄目中也包括政府及有關政府的職能部門公諸于眾的行政法規(guī)；在領導人言論這一主題欄目中，領導人的范圍即省級領導機構的正副職。政治類材料的標引除報刊言論、領導人言論外，一般均采用第二種類型方式處理。
（2）城市經(jīng)濟和地方經(jīng)濟類資料。這兩個類目中的所有欄目均以地名作為分類主題標識，因此它具有城市復分號和地縣復分號的功能，但在標引過程中要注意凡屬市帶縣的材料，應標入所在市的專題分類號。
（3）歷史、地理類資料。其所分屬的地方志、地理、地名、區(qū)域地理等欄目宜采用第二種類型方式進行標引，風俗民情、行政區(qū)劃、地方風物等欄目采用第一種類型方式進行標引，其它欄目按時期、主題、地域順序對號入座。
（4）社會科學類資料。本類資料所屬的學術活動這一欄目凡屬省級以上材料均采用第二種類型方式標引。
3．地方省情資料分類主題表標引分類主題項的控制。具體資料在經(jīng)過認真分析的基礎上進行標引，標引項一般控制在5個以內。
4．題外關鍵詞的標引。在分析標引過程中，如有發(fā)現(xiàn)分類主題表尚不能包容相關資料的部分主要內容，對這些內容應選擇適當?shù)闹黝}詞（即題外關鍵詞）以漢字詞語的方式進行標引，與此同時，應建立相應的主題詞檔案。
5．功能號的標引。功能號分為館藏項、刊類項、層次項、密級項、功能項和準備項6個，功能號的標引一般采用批處理的方式進行。
〔出處〕 《情報資料工作》，1996年第4期
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