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物業管理與協同
“我們在上海虹橋開發區內擁有兩幢超大型辦公寫字樓，配有大型商場和地下車庫，從而形成一個集購物、辦公、住宅為一體的高檔商務樓。我們管理這兩幢甲級寫字樓的物業管理公司包括有：行政、培訓、財務、管理、監理和工程部等在內的6個大部門，以及下屬超過12個子部門。在實際的物業運作中，這些部門經常需要合作來完成某項工作，如何協調部門與部門之間、員工與員工之間的工作安排，如何讓紛繁復雜的業務流程變得輕松自如，這些都給物業管理公司提出了相當高的要求�！崩钊f志道。安富軟件公司有一套建立在其TeamFusion協同辦公平臺上的物業管理系統，也許可以滿足需要。整個物業管理系統由部門業務、協作辦公、個人辦公和系統管理四個子系統組成。
其中部門業務包括管理部、工程部、行政部、培訓部、財務部和通用功能。
這個子系統主要是處理對外業務工作流程，用戶通過TeamFusion任務的形式來使用這些流程，所有的業務流程和協作辦公的任務都會在個人辦公子系統的待辦事宜中匯總，即每個用戶只要打開個人辦公的待辦事宜就可以知道當前需要處理的所有任務。用戶打開任何一個任務，在該任務中都會有一個提示欄，提示用戶在當前的任務步驟應該執行哪些操作。任務的提醒通過E-mail、TeamFusion即時消息或SMS發送給當前步驟的負責人，而這些提醒的方式是預先定義在流程中的。如果流程發生了改變，系統的管理員可以使用管理子系統中的流程定義工具，對流程進行可視化修改。
協作辦公包括協同辦公、工作流程、資料管理查詢和個人辦公等幾方面的功能。
該子系統可以處理虹橋上海城物業管理公司內部行政事務，部門與部門、人與人、人與部門之間需要通過相互溝通、協作完成工作。該子系統具有E-mail、TeamFusion即時消息、提醒機制、SMS、討論工具等通訊與溝通方式以及文件資料的共享管理能力以及權限控制機制。
個人辦公子系統包括聯系人管理、個人通訊和待辦事宜等功能。
這個子系統為每個用戶提供了針對個人的功能，為用戶提供事務的處理中心，集中處理所有類型的任務，提供便捷多樣的通訊手段。各個功能都是以任務為中心，即用戶只要打開一個界面就可以了解所有需要完成的工作，加上結合了Microsoft Exchange的E-mail功能，使用戶體會到最人性化的個人辦公方式。
系統管理是提供給系統管理員使用的子系統。
系統管理員可以在這里注冊用戶、為用戶設置權限以及監控和修改產生錯誤的流程等管理工作。考慮到系統的即時性和界面的人性化，同時為了方便用戶的操作，該系統采用客戶機/服務器（C/S）結構。客戶機在TeamFusion標準客戶端的基礎上，可以增加定制的用戶界面。
這么多的子系統，從功能上看似乎與ERP沒有太多的區別？
PTC公司中國區副總裁陳育鈞表示，經過了兩年的普及工作，應該說市場已經開始接受協同商務的理念了，下一步就是接受具體的產品了。而ERP只能在一切產品規格、尺寸、外觀和功能都確定的情況下，才能快速量產，而此前的所有會議記錄、電話、傳真、E-mail、文件、規格書，以及采購記錄、市場調查報告、專利申請分析和計劃進度、資料統計都是協同作業的范疇，只有到完全確認并可以量產為止，ERP才會被派上用場�？梢哉f協同軟件是ERP的基礎。
流程自動化最大的好處莫過于把能格式化、規范化的東西統統標準化以便電腦管理，但其最大的風險同樣也是妄想把任意的東西都標準化。我們知道，在一個企業中不是所有的東西都能簡單地進行標準化的，有些東西更需要融入人性化的內容。再者，互聯網的發展使經濟體系越來越復雜，客戶越來越分散，上、下游伙伴聯系越來越緊密，而地理位置卻分散在全球各地。因此，企業需要一種更高效的人性化的“協作”系統，來有效地規范企業系統，讓企業的所有信息資源得以全方位地管理、整合和優化。這一切單憑流程自動化是絕對不夠的。
李萬志表示，一個好的“協作”管理并不需要改變現在的工作體系，而是在已有的工作體系上進一步完善，讓現有的信息系統真正活起來，成功地避免信息流失。這其中至關重要的一步就是要構建一個以協作為中心的企業模式，從而在“系統到系統”的企業管理中補充“人到人”的企業協作管理。使企業團隊中的每一個人都能擁有順暢自如的溝通，哪怕身處異地，也能實時共享到信息資源。這樣，在協作商務環境里，企業所有的商務關系都將得到發展、執行和完善。企業不僅能向市場提供高速、穩定且質量上乘的交貨方式與服務，更可以成功管理其員工、客戶與合作伙伴的聯合知識資本。
隨著協同軟件的應用，最先受益的將是知識工作者，因為協同軟件能夠有效地幫助團隊成員在一個數字化共享協作空間內，創建任意大小的組群，并將空間運用于不同的工作區，使內部與外部擁有緊密的協作，結成交叉的價值鏈。對此，北京點擊科技有限公司總經理王志東先生也有過精彩表述，協同的最基本含義是協同工作，就是多人之間相互配合完成同一目標。協同軟件的基本要求是支持為群組協作的目的而進行的通迅、信息交換、進程安排與項目跟蹤以及人員管理等工作。在經歷了“接入為王”和“內容為王”兩個階段后，互聯網已進入了以“應用為王”為標志的第三代互聯網時代。有了協同平臺，對企業用戶來說，原先流程自動化不能解決的信息孤島就是水到渠成的事情，他們可以安然享受更高的溝通效率和更低的應用成本。
從技術上來看，協同商務產品有些什么特點？
李萬志總裁表示，就以安富TeamFusion協作技術平臺為例，它采用了微軟.NET框架，提供了很多對象類和模型，能有效降低開發成本。由于安富技術協作平臺的幾乎全部用C語言編寫，幾乎使用了所有的.NET框架技術，包括Windows Forms、Web Forms、Web Services、安全等，因此目標客戶將包括所有的微軟Windows客戶。
其次，Web Services讓應用程序可以共享數據，調用其他應用，無需考慮其是如何開發的、運行的操作系統和平臺及用來訪問他們的設備。盡管XML Web Services仍然各自獨立，但他們相互可以松散地連接起來，形成一個協作組，完成特定作業任務。
安富軟件仔細研究了工作流管理聯盟制定的工作流標準，并在系統中實現了符合WFMC定義的規范，用圖形化方式達到從系統的過程定義到WFMC定義的模型WPDL的完全轉換，從而使系統的擴展性和兼容性增強，能實現和第三方系統的無縫連接。在數據安全和用戶安全方面，采用了先進的數字認證和數據加密技術，以此來保證用戶的身份確認和數據的安全。
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