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中小企業辦公自動化系統的設計與實現
摘要： 本文從中小企業的實際情況出發，在用戶需求分析的基礎上，提出中小企業辦公自動化系統的基本目標，并闡述系統的結構設計和功能設計，給出了一個結合C/S和Web技術的中小企業辦公自動化系統實例；對中小企業建設辦公自動化信息系統具有參考價值。關鍵詞： 中小企業 辦公自動化 Web
1． 問題的提出
隨著計算機及網絡技術的飛速發展，Internet/Intranet應用在全球范圍內日益普及，當今社會正快速向信息化社會前進，信息系統的作用也越來越大。各級政府、大公司和大企業憑著雄厚的資金和人才優勢，加快了信息化的步伐，建立了高質量、高效率的辦公自動化信息系統，從而提高了效率，增強了競爭力。與此同時，越來越多的中小企業為了適應信息革命的要求，提高自身的競爭力，正打算或正在建立符合企業特色的辦公自動化信息系統。但是，這些中小企業由于自身信息化基礎比較薄弱，計算機軟、硬件配置較差，而且員工的素質也參差不齊，同時，其經濟實力并不雄厚，不可能像政府或大公司、大企業那樣進行大量投資建設信息系統。那么，中小企業應如何建設辦公自動化信息系統？本文以采用一種結合C/S和Web的方式開發的中小企業辦公自動化系統為例討論辦公自動化系統的設計與實現。
2.用戶需求分析
辦公自動化系統的建立，需要進行用戶需求調查與分析，以確定系統目標，這是系統建設的重要環節。
中小企業需要規模相對較小，但其在功能上對系統的需求卻是全面的。大體可分為：一方面是通過收發電子郵件為主的方式，與其它員工交流各種信息，基于工作流的方式實現諸如請假申請、物品申領審批過程；員工管理個人日程安排，各種圖書資料的查閱等日常辦公功能。另一方面則是面向公司辦公業務方面的業務管理功能。即完全采用計算機技術處理辦公業務，使企業內部人員能夠方便快捷地共享信息、交流信息，高效地協同工作，既兼顧個人辦公效率的提高，又可以實現群體協同工作。
在軟、硬件方面對系統的需求，由于中小企業信息化水平比較低，軟硬件配置較差；而且資金實力并不雄厚。所以其對硬件的配置要求是盡可能的低，對軟件配置的要求則是系統最好是基于日常辦公軟件如OFFICE系列上的應用系統，這樣既不用花大量資金添置軟件，員工又較容易學會使用應用系統。
在開發方式上對系統的需求，由于中小企業的經濟實力有限，應著重考慮投入/產出比問題。一般商業軟件是無法滿足上面的要求，而從基礎語言開始開發成本高、周期長，更不現實；因此利用現有軟件進行改進，即二次開發，通過對幾個商業化軟件功能進行修改、增刪和開發來實現中小企業建立具有自身個性的辦公自動化系統。即通過系統集成的方法來將各個功能集成為一個整體發揮作用。即通過兩次開發的方式來實現降低成本、節約開支、提高效率。
3.系統設計
3.1系統基本目標
3.1.1實現辦公規范化和制度化
絕大多數中小企業由于辦公自動化起步較慢，大多數還停留在使用沒有聯網的計算機和MS Office系列應用軟件來提高個人辦公效率，沒有從根本上改變過去復雜、低效的手工辦公方式，辦公方式遠沒有實現規范化和制度化。因此，中小企業建立辦公自動化系統就是要使辦公方式規范化和制度化。即企業辦公基于工作流，完全采用計算機技術處理辦公業務，使企業內部人員能夠方便快捷地共享、交流信息，高效地協同工作，既兼顧個人辦公效率的提高，又可以實現群體協同工作；同時又能實現迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據；從而提高效率，增強企業的競爭力，使企業能夠在激烈的市場競爭中取勝、不斷發展壯大。
3.1.2管理多種數據類型
中小企業規模較小，但其辦公自動化信息系統所包括的范圍應該是整個日常辦公和部分企業業務。因此，其數據量相對大企業、大公司雖然比較少，但是其數據類型并不會比大企業、大公司少，不僅包括日常辦公所產生的各種數據，還要包括業務辦公所產生的各種數據，有些中小企業業務數據涉及大量的圖形數據；這些數據既有規范的、結構化數據又有不規范的、非結構化數據，中小企業辦公自動化信息系統就是要科學地管理這些各種類型的數據，實現各種數據的"無縫"聯接，保障數據的一致性和安全性。
3.1.3系統設計的先進性
辦公自動化系統應在開發出來時在技術上應具有一定的先進性，代表當時辦公自動化信息系統的先進水平，這樣才能使系統在建成后一段時間內，不會因技術的落后而需要大規模的調整，并且能夠跟隨著逐步的升級而保持整個系統的先進性。同時要求系統對計算機硬件要求不能太高，運行速度要快。因為中小企業從經濟實力上無法大量投資去購置高檔硬件、軟件，短時間內對系統進行全面升級；另外，大多數中小企業經營規模經常變化、人員經常流動。系統應能夠適應企業的不斷變化，應具有可擴展性、易升級性和開放性。
3.2系統結構設計
在辦公自動化系統開發中，基于Web技術的開發方式正以其特有的跨平臺、統一美觀的界面、簡單的操作、開發的系統容易升級、系統開發時間較短，成本較低越來越受到歡迎，但是這種系統具有傳輸速度較慢，不利于大數據量的傳輸的缺點。而這正是基于C/S結構的開發方式的優點所在。
本實例以某一地產策劃公司自動化系統為例。本系統主要有二個方面的內容：一是日常事務管理；二是業務事務管理，針對公司核心業務是地產策劃，以項目為單位進行運作。而在業務事務中要涉及大量圖形數據（如地形圖和規劃圖等）。因此本系統開發采用一種結合C/S和Web的方式。利用Web完成日常辦公和某些需要遠程通訊的業務，而C/S結構可以在局域網內實現特別功能和大的業務數據(如圖形數據)傳輸。
服務器以Windows NT 為操作系統，Oracle 、SQL Server 或MS Access為數據庫，Exchange 作為郵件存儲提供者、通信錄提供者和傳輸提供者，IIS實現Web發布。
客戶端以Windows98/95為平臺，用Outlook進行郵件接受、發送以及它的瀏覽窗口進行網頁瀏覽，MS Project進行項目規劃，Word進行文檔編輯，Auto CAD進行地圖編輯瀏覽。
首先，確定以Exchange為基礎建立C/S結構網絡，并輔以IIS。客戶機上采用Outlook為基礎平臺軟件，由于它本身既是Exchange客戶程序又具有網頁瀏覽窗口實現了二者的無縫聯接。然后在Outlook基礎上對其它程序進行控制，并構造各程序數據的流通橋梁；最后各部分數據盡量存儲在數據庫中，用數據庫對各種類型數據實現進一步集成。如圖1：
圖1 系統集成結構圖
圖1 系統結構圖
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p; ①通過VBA6利用OLE、API等技術對客戶端多個應用程序進行集成形成自己的系統；
②Outlook通過瀏覽窗口訪問Web Server并通過它訪問數據庫；
③Outlook通過Exchange Server進行郵件發送和接收；
④Word訪問數據庫中的文檔；
⑤MS Project通過數據庫實現資源數據共享；
⑥Auto CAD訪問共享圖形數據。
3.3系統功能設計
中小企業雖然員工較少、規模較小，其辦公自動化系統的功能也有其自身的特色，不僅包括企業日常辦公的常用功能，還包括日常辦公中的許多小功能；同時還包括部分業務辦公功能。
本實例在充分進行用戶需求分析的基礎上把系統劃分為八個子系統：日常管理分行政管理、人事管理、工作管理、文檔圖書管理、公告板和電子郵件，業務事務則為項目管理，另外還包括系統維護。如圖2：
圖2
.行政管理功能。公司行政方面的各種功能，包括考勤管理、會議管理、用餐管理、傳真管理、復印管理，用車管理等。
.人事管理功能。公司人事方面的各種功能，包括員工調動管理、晉升管理、培訓管理，客戶信息管理等。
.文檔管理功能。 包括各種檔案管理、各種業務信息管理和圖書管理等。
.工作管理功能。 包括員工個人日志、個人工作報表和員工考核等 。
.電子郵箱功能。包括收發企業內部電子郵件等。
. 公告板功能。 企業內部的論壇和通知等。
. 項目管理功能。與公司業務相關的功能。包括項目小組成員選擇，項目情況查詢和項目成果監控等。
. 系統維護功能。 包括用戶基本信息維護、權限管理和重要數據的安全性的維護。
由于本系統是采用Web和C/S相結合方式開發的。因此在功能模塊的使用上則相對較靈活，可以針對員工的不同職位及員工所從事的不同業務提供不同的功能。例如：用餐管理功能則只提供給行政經理；客戶信息管理功能則只提供給人事經理和總經理；而項目管理功能則提供給經常參與項目運作的項目小組成員，而行政經理和人事經理則不提供此功能。采用這種方式提供功能既方便員工使用本應用系統又有利于系統的安全性，保證員工不能越權操作。正好適應了中小企業員工流動性大、員工的職位變化快的特點。
本系統在有30多名員工的該地產策劃公司運行良好，使公司的運作完全規范化和制度化。簡潔明了的登錄界面增強了系統的安全性；特別是行政管理子系統中的用餐管理、考勤管理和用車管理等功能大大提高了工作效率；工作管理子系統的個人日志、工作報表和員工考核功能既有利于員工提高工作效率，又有利于領導對員工進行全面而準確的考核；項目管理子系統則對企業核心業務是以項目以單位的地產策劃進行了規范化管理；而特色功能內部電子郵件功能和公告板功能增進了員工之間的交流與合作，活躍了企業的文化氛圍。
5.結束語
本文通過一個采用Web技術和C/S結合方式開發的中小企業辦公自動化系統實例分析了中小企業辦公自動化系統的設計與實現。采用這種方式既發揮了Web技術的優勢，使信息流轉、信息發布、查詢和維護更加方便；系統的功能擴展和規模擴展更加便利；系統開發速度更快、開發成本更低；又發揮了C／S結構有利于大數據量（如圖形數據）的傳輸的優點。這種開發方式更加貼近中小企業的實際需求，也符合中小企業的實際情況。既滿足中小企業對日常辦公的需要，又滿足其對業務辦公的部分需求。另外，采用這種開發方式充分考慮了投入／產出比，節約了成本。而且，采用這種開發方式開發的辦公自動化系統具有良好的擴充升級功能，能夠適應企業未來發展的需要。
參考資料
(1)鄺孔武、王曉敏編著，信息系統分析與設計,北京：清華大學出版社，1999
(2)曾華，論信息系統集成的實施，計算機應用，1997:3-5
(3)李長樹，辦公自動化系統的設計方法與實施策略，計算機應用研究會，2000（7）：47－50
The Design and Realization of OA System for Medium/small-sized Enterprises
Wu Xiaofeng & Zhang Runpeng
(City & Resources Planning Dept. of Zhongshan University, Guangzhou 510275)
Abstract: Based on the practical situation of medium/small-sized enterprises and the analysis of their demand, this article puts forward the basic aim of the system and clarifies its structure and functions. Furthermore, it provides a relevant case with C/S and Web technologies. It will be of great help for medium/small-sized enterprises to build their OA information system.
Keywords: medium-small size enterprise office automation Web
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