檔案管理制度錦集[15篇]
在現(xiàn)在社會，大家逐漸認(rèn)識到制度的重要性，制度對社會經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)、文化教育事業(yè)的發(fā)展，對社會公共秩序的維護(hù)，有著十分重要的作用。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢？以下是小編整理的檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
![檔案管理制度錦集[15篇]](/uploads/00/d6c6b6c804_6136d9e1daeab.jpg)
檔案管理制度1
一、目的
根據(jù)財政部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)《會計檔案管理辦法》的通知的規(guī)定，為了加強公司財務(wù)會計檔案的科學(xué)管理，建立、健全會計檔案的管理制度，保證會計檔案妥善有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密，完善財務(wù)檔案管理工作，特制定本制度。
二、適用范圍：
本制度用于財務(wù)部檔案的管理。預(yù)算、計劃、制度等文件材料，執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本制度。三、管理職責(zé)
財務(wù)部負(fù)責(zé)檔案的整理、編號、歸檔、調(diào)閱、借閱等，對財務(wù)會計檔案的安全、完整、保密負(fù)責(zé)，對于應(yīng)當(dāng)入庫保管的資料應(yīng)及時入庫納入管理。
四、會計檔案范圍
包含會計憑證、會計賬簿、會計報告以及其他會計核算資料等四個部分。 1、會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證; 2、會計賬簿類：總帳，明細(xì)帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡片，輔助帳簿，其他會計帳簿;
3、財務(wù)報告類：包括月度、季度、年度財務(wù)報告，會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告;
4、其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，以及有關(guān)的電子數(shù)據(jù)和相應(yīng)軟件資料。
五、會計檔案的管理
1、會計檔案的整理立卷：會計年度終了后，對會計資料進(jìn)行整理立卷。會計檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。
1)、分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。一般將財務(wù)會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他;
2)、檔案形成統(tǒng)一。案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一; 3)、管理要求統(tǒng)一。建立財務(wù)會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。 2、會計憑證的裝訂
會計憑證每月裝訂一次，按年分月妥善保管歸檔。會計憑證裝訂前應(yīng)準(zhǔn)備的工作：
1)、分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全; 2)、按憑證匯總?cè)掌跉w集確定裝訂成冊的本數(shù);
3)、摘除憑證內(nèi)的金屬物，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以翻閱保持?jǐn)?shù)字完整;
4)、整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。檢查附件有否漏缺，如：領(lǐng)料單、入庫單是否隨附齊全; 5)、記賬憑證上有關(guān)人員的印章是否齊全; 6)、會計憑證裝訂時的要求：
a、裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱;
、憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;
C、裝訂憑證厚度一般為3厘米，裝訂牢固，美觀大方。 7)、會計憑證裝訂后的注意事項:
a、每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章;
、在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。
3、會計賬簿的裝訂
各種會計賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，賬簿應(yīng)按時整理立卷。賬簿裝訂的基本要求：
1)、首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù);
2)、然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂，活頁賬簿裝訂要求：
a、保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，加上封面、封底，裝訂成冊;
、多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。
3)、在賬本的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人(經(jīng)辦人)簽章;
4)、賬簿裝訂后的其他要求:
a、會計賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁的現(xiàn)象; b、封面應(yīng)齊全、平整、并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細(xì)賬;
c、會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如總賬、各類明細(xì)賬、輔助賬全年按順序編制卷號。 4、會計檔案的移交歸檔
1)、每年形成的會計檔案，由財務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，
編制會計檔案保管清冊。在會計年度終了后，可暫由本會計部門保管一年。期滿之后，由會計部門編制移交清冊，移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管;
2)、移交檔案部門保管的會計檔案原則上應(yīng)該保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案部門應(yīng)當(dāng)會同財務(wù)部和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。 5、會計檔案的保管
1)、會計檔案的保管期限分永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年、共5類(詳見附表一)，保管期限從會計年度終了后的'第一天算起;
2)、會計檔案室的要求:應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有防火器材;室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀、防鼠咬;保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱的地方，并防止潮濕;
3)、會計檔案應(yīng)放在專用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找; 4)、設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密;
5)、使用電子計算機進(jìn)行會計核算的，應(yīng)當(dāng)保存打印出來的紙質(zhì)會計檔案，使用磁盤、光盤等磁性介質(zhì)保存會計檔案，應(yīng)報財政局備案。會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。 6、會計檔案的借閱
1)、會計檔案為本公司所用，原則上不得借出。本公司人員需要檔案資料，在登記報批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復(fù)印;
2)、外部借閱會計檔案時，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會計主管人員和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù);由檔案部門建立健全會計檔案查閱、復(fù)制、登記制度;
3)、借閱手續(xù)：借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚;
4)、借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊，也不得涂改抽
換、攜帶外出或復(fù)制原件(如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件)。 7、會計檔案的銷毀
保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序進(jìn)行銷毀：
1)、會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀意見，會同財務(wù)部門共同鑒定，編制會計檔案銷毀清冊(注明名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容)，經(jīng)公司總經(jīng)理審批簽署意見，報請上級主管單位批準(zhǔn)后方可予以銷毀;
2)、銷毀會計檔案時，由檔案部門和財務(wù)部共同派員監(jiān)銷。在銷毀前清點所要銷毀的會計檔案;銷毀后，經(jīng)辦人應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章;注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負(fù)責(zé)，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報公司領(lǐng)導(dǎo)，一份歸入檔案備查;
3)、會計檔案保管期滿，但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清單和會計檔案保管清冊中列明;
4)、在建設(shè)期間的會計檔案，不得銷毀。六、本制度解釋權(quán)歸本公司財務(wù)部。
附表一:會計檔案保管期限表
編制/日期：審核/日期：批準(zhǔn)/日期：
檔案管理制度2
一、檔案保密制度
1、嚴(yán)守黨和國家有關(guān)保密工作規(guī)定，杜絕以各種形式泄露檔案材料中有關(guān)保密的內(nèi)容。
2、各類檔案材料必須指定政治上可靠，工作責(zé)任心強的專（兼）職人員進(jìn)行集中管理。
3、嚴(yán)禁私自將檔案資料帶出檔案室，需保密的檔案資料的借閱，必須履行審批手續(xù)。
4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案材料和不需要歸檔的材料，應(yīng)指定專人進(jìn)行銷毀，不得當(dāng)廢紙?zhí)幚怼?/p>
5、檔案工作人員要嚴(yán)守工作崗位，堅持下班、外出時認(rèn)真清理、存放好檔案和關(guān)窗、落鎖制度。
6、檔案人員一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料有丟失情況時，要及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門報告，采取措施進(jìn)行查找，并追查責(zé)任。
二、立卷歸檔制度
1、凡學(xué)校工作中形成的具有保存價值的文件材料，均由各部門進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔，并按有關(guān)規(guī)定向檔案室移交，任何部門和個人不得占為己有或擅自處理。
2、學(xué)校檔案室的歸檔時間：文書、會計檔案材料每年五月份進(jìn)行立卷歸檔；教學(xué)、學(xué)籍檔案材料每學(xué)年結(jié)束后立卷歸檔。科技檔案、基建、科研檔案和設(shè)備、儀器檔案材料均在工作結(jié)束后和設(shè)備、儀器安裝試用后立卷歸檔。
3、學(xué)校檔案分為永久、30年、10年三個保管期限。
4、卷內(nèi)文件應(yīng)齊全完整。收文應(yīng)有正文、附件、辦理結(jié)果；發(fā)文應(yīng)有定稿、印本、附件；來往文書應(yīng)有請示、批復(fù)；處分材料應(yīng)有綜合、旁證、個人交待和處分結(jié)果。
5、卷內(nèi)文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批復(fù)在前，請求在后。各類案卷均要填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)文件要編寫張次號。歸檔的文件材料要字跡清楚，紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。不準(zhǔn)用鉛筆、園珠筆和復(fù)寫紙書寫，并拆除卷內(nèi)金屬物。
6、案卷裝訂要整齊美觀。標(biāo)題一般應(yīng)有作者、問題、名稱，能反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，政治上無誤，文詞上簡明確切。封面填寫要字跡工整清潔。
7、文件材料歸檔后，檔案人員應(yīng)本著便于保管、方便利用的`原則對案卷進(jìn)行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)記，做到排列有序，并按年代和保管期限編號。
8、歸檔文件目錄分保管期限裝訂并編制目錄。
三、檔案保管制度
1、檔案庫房需保持適宜溫濕度，適時通風(fēng)降溫。
2、檔案庫房須安裝防盜門，防盜窗和雙保險鎖，庫房照明必須使用白熾燈。
3、嚴(yán)禁在庫房吸煙，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品用其他物品。對庫內(nèi)照明線路要定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時搶修，防止短路引起火災(zāi)。
4、做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
5、要堅持定期對檔案資料進(jìn)行檢查、清理、核對工作，如發(fā)現(xiàn)問題，立即向領(lǐng)導(dǎo)報告，對破損或褪變檔案應(yīng)及時進(jìn)行搶救處理。
6、檔案庫房要經(jīng)常打掃，保持清潔，嚴(yán)禁將有害物質(zhì)帶入庫房。7、檔案室管理人員進(jìn)出檔案室應(yīng)隨手關(guān)門，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得隨意入內(nèi)。
四、檔案查閱制度
1、積極開展檔案的利用工作，改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，滿足各方面的查檔需求，充分發(fā)揮檔案在社會主義兩個文明建設(shè)中的作用。
2、檔案人員要熟悉家底，了解需求，掌握規(guī)律，做到主動、及時、準(zhǔn)確提供利用。
3、本單位工作人員查閱其所屬業(yè)務(wù)檔案，需經(jīng)辦理登記手續(xù)后，方可查閱并有責(zé)任及時將查閱檔案利用效果反饋給檔案室。
4、凡外單位查檔者必須持有該單位的介紹信，注明查檔內(nèi)容和用途，履行登記手續(xù)，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意的方可查閱。
5、檔案一般不許外借，確因工作需要經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，辦理借閱手續(xù)，方可借出。但必須按期歸還。如超過規(guī)定時間還需借用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
6、凡查、借閱者對所查借閱的檔案材料，應(yīng)確保安全、完整，不得撕毀、拆卷、劃線、打圈、涂改、剪頁、水濕、煙燒，以保證檔案的完好無損。
7、利用者必須遵守保密規(guī)則，所查、借閱的檔案材料，未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，不準(zhǔn)復(fù)制、拍照和對外公布。凡摘抄的有關(guān)檔案材料，用后一律交檔案室保存。
8、借閱歸還檔案時，檔案管理人員必須當(dāng)面清點。
9、如遇借閱人員將檔案丟失，應(yīng)及時報告檔案室，寫出書面材料，利于采取補救措施。
五、學(xué)校檔案的鑒定、銷毀和移交制度
1、學(xué)校檔案室應(yīng)按上級教育行政部門和檔案管理部門關(guān)于檔案鑒定的規(guī)定，認(rèn)真做好檔案的鑒定工作。
2、失去保存價值的檔案，可提出銷毀意見，并填寫銷毀清冊，報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和上一級檔案管理部門審批后方可銷毀。
3、銷毀時應(yīng)指定二人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字，方可執(zhí)行銷毀。
4、檔案專（兼）職人員因工作變動，需辦移交手續(xù)時，應(yīng)將全部檔案材料清點后，交予新的負(fù)責(zé)檔案工作的專（兼）職人員。
5、交接檔案材料必須嚴(yán)格履行手續(xù)，有關(guān)人員簽字，并注明交接時間，案卷數(shù)目等，以備查考。
檔案管理制度3
1、辦公室負(fù)責(zé)指定接待員、檔案員負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;
2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時建立電子檔備份。各類信息詳細(xì)排列，以便查閱;
3、客戶信息檔案的.內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件;
4、專管人員須認(rèn)真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進(jìn)行。及時跟進(jìn)業(yè)主檔案的變更，保證信息的準(zhǔn)確性;
5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴(yán)格管理，注意保密。嚴(yán)禁非相關(guān)人員查閱，以保護(hù)業(yè)主的隱私，維護(hù)公司良好形象;
6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;
7、業(yè)主檔案永久保存，及時與業(yè)主溝通，及時變更業(yè)主信息，保證其準(zhǔn)確性。
檔案管理制度4
第一章總則
第一條為了加強公司會計檔案管理，保證資料完整，使會計檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范化、制度化，根據(jù)財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》及《集團(tuán)檔案管理辦法》，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。
第二條會計檔案是企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動中形成的記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)，它既是本單位檔案的一部分，也是國家全部檔案的重要組成部分。
第三條會計檔案管理，是企業(yè)管理的一項很重要的基礎(chǔ)工作，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視，加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。檔案部門和財務(wù)部門要互相支持，密切配合，共同做好會計檔案管理工作。各級機關(guān)的檔案部門和財務(wù)部門負(fù)責(zé)對所屬單位的會計檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督。
第四條本辦法適用于公司所屬各單位、各部門。
第五條每年形成的會計檔案(包括會計憑證、會計賬簿、會計報表、其他會計核算資料和電算軟盤資料)，應(yīng)由財務(wù)部門按照歸檔的要求負(fù)責(zé)整理立卷或裝定成冊。
第二章會計檔案的分類及編號
第六條會計憑證。會計憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明。包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。
第七條會計賬簿。會計賬簿是由一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁組成，以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。它包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。
第八條會計報表。會計報表是反映企業(yè)會計財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件，主要有主要財務(wù)指標(biāo)快報，月、季度會計報表，年度會計報表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、財務(wù)情況說明書等。
第九條其他會計檔案包括：
(一)文書部分：
1、各種經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議、擔(dān)保書契約及其附件；
2、年度財務(wù)計劃，年度財務(wù)工作計劃，年度財務(wù)工作總結(jié)，年度財務(wù)決算編審工作的要求，財政、財務(wù)工作會議文件及資料；
3、各種財務(wù)分析資料(包括資金分析、經(jīng)濟(jì)活動分析、成本情況分析)；
4、各種調(diào)查報告和典型經(jīng)驗；
5、資信證明；
6、重點工程決算資料；
7、各種投標(biāo)保函；
8、城建制劃轉(zhuǎn)、撤銷、合并單位的全部交接資料。
(二)表單部分：年度各項經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)完成情況報表(包括統(tǒng)計、質(zhì)量、勞動工資、安全生產(chǎn)、設(shè)備情況、科技成果及效益等)；財務(wù)檢查報告；國庫券和其他債券分配和統(tǒng)計報表；會計人員統(tǒng)計表、會計人員考試情況統(tǒng)計表；會計人員考核資料；會計證登記表；職稱評定審批表；會計達(dá)標(biāo)升級申報、驗收、審批表；先進(jìn)會計審批表；報廢后的固定資產(chǎn)卡片；各種臺賬、會計檔案移交清冊、會計檔案銷毀清冊等。
（三）電算化部分：會計電算化存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應(yīng)視同會計檔案一并管理。
第十條會計檔案的整理立卷。會計年度終了后，對會計資料進(jìn)行整理立卷。會計檔案的整理采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一（一類憑證、二類賬簿、三類報表、四類其他會計檔案）、檔案形成統(tǒng)一（案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一）、管理要求統(tǒng)一（建立財務(wù)會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊），并分門別類按各卷順序編號。
第十一條
會計檔案編號級次：2/2/2/4，即大類/年度/類別/流水號。
第十二條
大類是指會計內(nèi)容的大類：01憑證、02賬簿、03報表、04其他檔案……。
第十三條
年度是指會計內(nèi)容發(fā)生的年份，如08、09……。
第十四條
類別是指大類下的分類，憑證類別以月份劃分01一月、02二月……；賬簿類別分為01資產(chǎn)類、02負(fù)債類……；報表類別分為01主表、02附表、03內(nèi)部管理報表……；
第十五條
其它檔案類別分為：99其它。
第十六條
流水號是指按會計內(nèi)容的發(fā)生時序，連續(xù)編制號碼。如20xx年2月份第25本憑證，應(yīng)編為01080xxxxx5；20xx年第50份合同應(yīng)編為0408xxxx0。
第三章會計檔案的裝訂
第十七條
會計憑證的裝訂。每月裝訂一次，須在次月10日前裝訂完成，按年分月妥善保管歸檔。
（一）會計憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作：分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全；按憑證匯總?cè)掌跉w集(如按上、中、下旬匯總歸集)確定裝訂成冊的本數(shù)；摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針)，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整；整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全；記賬憑證上有關(guān)人員(如財務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等)的印章是否齊全。
（二）會計憑證裝訂時的要求：用“三角兩針引線法”裝訂，裝訂憑證應(yīng)使用棉線，在左上角部位打上兩個針眼，實行兩眼一線并在憑證上方和左側(cè)面各走兩次線后再到背面打結(jié)，結(jié)扣應(yīng)是死的，并放在憑證封皮的里面。記賬憑證裝訂完成后，要根據(jù)三角裝訂的大小進(jìn)行完全包角，由裝訂人在記賬憑證側(cè)面注明年、月、憑證種類和起始號碼，并在包角處的裝訂線封簽處簽名或者蓋章。裝訂憑證厚度一般為2-2.5厘米，保證裝訂牢固，美觀大方。
（三）會計憑證裝訂后的注意事項。每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章；在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。
第十八條
會計賬簿的裝訂。各種會計賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時整理立卷。
（一）基本要求：賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、按順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。
（二）活頁賬簿裝訂要求：保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質(zhì)好的'牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。
（三）多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，由會計主管人員和經(jīng)辦人簽章。
（四）賬簿裝訂后的其他要求：會計賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。會計賬簿的封口要嚴(yán)密，封口處要加蓋有關(guān)印章。封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號。編號一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細(xì)賬。會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類明細(xì)賬、輔助賬全年按順序編制卷號。
第十九條
會計報表的裝訂。會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹(jǐn)防丟失。第一，會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺地裝訂；第二，會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、按會計報表的編號順序排列各種會計報表、會計報表的封底；第三，按保管期限編制卷號。
第四章財務(wù)信息化檔案
第二十條數(shù)據(jù)資料管理與保密。計算機內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊、報表，應(yīng)按有關(guān)財會制度使用、保管。
（一）現(xiàn)金記賬憑證及日記賬的輸出及保管。現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)要做到當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。現(xiàn)金記賬憑證一律由專職會計人員將審核無誤后的原始憑證按分錄當(dāng)日輸入計算機并打印出現(xiàn)金日記賬頁，審核后交現(xiàn)金出納人員核對現(xiàn)金庫存，相符后出納員及主管負(fù)責(zé)人在賬頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現(xiàn)金日記賬順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。
（二）銀行記賬憑證、賬冊的輸出與保管。有關(guān)財務(wù)人員必須及時把經(jīng)審核無誤的原始憑證按分錄輸入計算機并打印銀行日記賬，以保證銀行出納當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。銀行賬頁經(jīng)出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記賬順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。現(xiàn)金、銀行記賬憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管。
（三）轉(zhuǎn)賬憑證的輸入、輸出與保管。有關(guān)會計人員應(yīng)及時將審核無誤的原始憑證按分錄輸入計算機。并打印輸出，裝訂成冊，妥為保管。
（四）科目匯總表、賬簿打印時間。現(xiàn)金、銀行日記賬每天打印。銀行余額調(diào)整表每月打印一次。總分類賬和各種明細(xì)分類賬每月打印一次。現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬記賬憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記賬憑證一起裝訂。會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經(jīng)有關(guān)財會人員審核無誤后簽字生效。
（五）其他。由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，并要求操作人員在打印輸出的賬頁上簽字蓋章，財務(wù)主管簽字蓋章認(rèn)可。
第二十一條數(shù)據(jù)備份管理。會計核算數(shù)據(jù)必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作。在日常工作中，準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用，隔日進(jìn)行備份，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。機內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報表，應(yīng)視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。
第二十二條信息化會計檔案管理。會計檔案存檔手續(xù)：打印輸出的憑證、賬冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。為保證備份數(shù)據(jù)的安全，備份軟盤必須貼上寫保護(hù)標(biāo)簽，裝入盤套，放進(jìn)硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。打印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。隨計算機配置的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件、購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件，軟件的備份磁盤，作為會計檔案保管。各類會計檔案的出借，必須經(jīng)過會計主管審批同意并簽章，如果對備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性，應(yīng)制作該備份磁盤的復(fù)制件，使用復(fù)制件進(jìn)行操作。必須加強會計檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、賬冊、備份磁盤等的行為，將受到行政處分，情節(jié)嚴(yán)重者，將追究其法律責(zé)任。
第五章會計檔案的移交
第二十三條負(fù)責(zé)會計檔案的保管人員，應(yīng)相對穩(wěn)定。如果保管人員有變動，必須辦理交接手續(xù)后才能離開。交接時移交人與接替人應(yīng)按會計檔案目錄逐一點交。如發(fā)現(xiàn)會計檔案有短缺，應(yīng)由移交人負(fù)責(zé)找齊，如有丟失，移交人應(yīng)查明原因，承擔(dān)責(zé)任。點交清楚后應(yīng)由雙方在移交表上簽字。
第二十四條撤銷單位的會計檔案移交。被撤銷單位的會計檔案應(yīng)經(jīng)上級審計和財務(wù)部門審查后，編制會計檔案移交清冊，上交上級檔案或財務(wù)部門保管。
第二十五條被合并單位的會計檔案移交。被合并單位應(yīng)編制移交清冊移交給并入單位。雙方經(jīng)辦人按移交清冊進(jìn)行點交后，雙方經(jīng)辦人和負(fù)責(zé)人在移交清冊上簽字，上級檔案和財務(wù)部門派員監(jiān)交。
第六章會計檔案的保管第二十六條公司級以上機關(guān)應(yīng)設(shè)會計檔案室。沒有條件設(shè)立會計檔案室的單位，應(yīng)設(shè)會計檔案專柜，并指定專人負(fù)責(zé)保管。會計憑證、會計賬簿、會計報表每年會計年度終了，暫由財務(wù)部門保管一年，期滿后移交檔案部門保管。年度終了時填制的會計檔案目錄送檔案部門一份備查。其他會計檔案，由財務(wù)部門自行保管。
第二十七條會計檔案由檔案保管人員收集歸檔。存檔前，經(jīng)辦人要整理裝訂，分類填制會計檔案目錄，寫明案卷號，一切手續(xù)完備后，保管人員才能接收。
第二十八條會計檔案的存放應(yīng)該做到：防火、防潮、防蟲、防鼠、防霉變質(zhì)。不允許隨便堆放，保證會計檔案完整無損。
第二十九條會計檔案的保管年限，按會計檔案保管年限表執(zhí)行。保管年限期滿后方能銷毀。會計部門保管的其他會計檔案，各種契約、重點工程決算資料，會議記錄本永久保存；其他檔案按其使用價值各單位自定保管年限：
會計檔案保管期限表序號檔案名稱
一、會計憑證類1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證其中：涉及外事和對私改造的會計憑證2銀行存款余額調(diào)節(jié)表
二、會計賬簿類3日記賬其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬4明細(xì)賬5總賬6固定資產(chǎn)卡片7輔助賬簿8涉及外事和對私改造的會計賬簿
三、會計報表類9主要財務(wù)指標(biāo)快報10月、季度會計報表11年度會計報表(決算)
四、其它類12會計移交清冊13會計檔案保管清冊14會計檔案銷毀清冊保管期限15年永久3年15年25年15年15年包括日記總賬固定資產(chǎn)報廢清理后可存5年15年永久包括各級主管部門的匯總會計報表3年包括文字分析5年同上永久同上15年25年25年備注
第七章會計檔案借閱的批準(zhǔn)權(quán)限
第三十條公司財務(wù)部門內(nèi)部人員借閱會計檔案。會計檔案存在財務(wù)部門的，檔案保管人員應(yīng)及時提供；會計檔案存在檔案部門檔案庫的，到檔案庫借閱，檔案保管人員應(yīng)及時提供。
第三十一條本單位其他部門借閱會計檔案。會計檔案存在財務(wù)部門的，要經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能借閱；會計檔案存在檔案庫的，要經(jīng)檔案部門和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能借閱。
第三十二條外單位人員查閱會計檔案。要持單位介紹信，經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方能借閱。
第三十三條借閱會計檔案應(yīng)在財務(wù)部門或檔案部門的檔案庫(室)內(nèi)查閱。須拿出檔案庫(室)時要經(jīng)檔案部門和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，必須攜帶出單位的要經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第三十四條需要借出財務(wù)部門或檔案庫的會計檔案，必須辦理借閱手續(xù)，在“會計檔案借閱登記簿”上進(jìn)行登記，歸還時還應(yīng)注明歸還時間。
第八章會計檔案的銷毀
第三十五條公司級單位會計檔案的銷毀。由檔案、審計和財務(wù)部門共同對應(yīng)銷毀的會計檔案進(jìn)行鑒定，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審查后，編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報經(jīng)總公司檔案部門和財務(wù)部門批準(zhǔn)并派人監(jiān)銷時，方能由檔案管理部門銷毀。
第三十六條總公司會計檔案的銷毀。應(yīng)由檔案、審計和財務(wù)部門對應(yīng)銷毀的會計檔案共同進(jìn)行鑒定，經(jīng)總公司主管領(lǐng)導(dǎo)審查后，編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報經(jīng)市檔案局、財政局和建設(shè)銀行市分行批準(zhǔn)并派人監(jiān)銷。方能由檔案管理部門銷毀。
第三十七條會計部門保管的會計檔案的銷毀。應(yīng)由會計部門編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報經(jīng)檔案、審計部門鑒定、審批和監(jiān)銷。
第三十八條基層單位會計檔案的銷毀。應(yīng)由財會人員編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審查后，報經(jīng)公司檔案部門和財務(wù)部門審查批準(zhǔn)，并派人監(jiān)銷，方能銷毀。
第三十九條會計檔案保管期滿應(yīng)銷毀時，其中有的原始憑證還有使用價值的，例如未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)業(yè)務(wù)的憑證，應(yīng)單獨抽出另行立卷保管。直保管到確無使用價值時再銷毀。
第九章附則
第四十條本制度由公司財務(wù)資產(chǎn)部負(fù)責(zé)解釋。第四十一條本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。
附：相關(guān)賬表
檔案管理制度5
1、發(fā)文格式中,函、通告、通知、報告、請示等文件如何使用
(1)函:與不相隸屬機關(guān)或本系統(tǒng)單位之間互相商洽和聯(lián)系工作,詢問和答復(fù)問題等用'函'。
(2)通告:在工作中可能出現(xiàn)或已經(jīng)出現(xiàn)了問題,或者是有些工作或其他事項需要外界配合等用'通告'。
(3)通知:是'發(fā)現(xiàn)行政法規(guī)和規(guī)章,轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文批轉(zhuǎn)所屬單位,要求屬下單位輸或需要周知和共同執(zhí)行事項時所使用的下行文種'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'會議通知'、'任免通知'。
(4)報告:向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,提出建議,答復(fù)上級機關(guān)的詢問等用'報告'。
(5)請示:請求上級機關(guān)對某項重要工作作出指示,答復(fù)和批準(zhǔn)事項時用'請示'。
2、如何收集物業(yè)管理的重要文件、法規(guī)及信息
(1)可從上級公司傳閱的文件、資料中收集;
(2)從政府相關(guān)部門下發(fā)的文件資料中整理收集;
(3)從物業(yè)管理協(xié)會會刊中收集;
(4)征訂有關(guān)物業(yè)管理的專業(yè)信息、刊物及法規(guī)匯編等資料;
(5)經(jīng)常了解物業(yè)管理專業(yè)書籍的出版情況;
(6)保持與物業(yè)管理各政府業(yè)務(wù)主管部門的聯(lián)系,從中獲得物業(yè)管理的有關(guān)文件法規(guī);
(7)可從報刊、雜志等資料中收集。
3、檔案材料的收集和清理的`具體要求是什么
(1)嚴(yán)格檔案材料的收、發(fā)制度和借閱制度;
(2)及時做好催還、清退工作,檔案材料不得個人保管;
(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中時間整理前一年的檔案材料;
(4)檔案工作應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理。公司辦公室負(fù)責(zé)公司的主體檔案,對各職能部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查,各職能部門分層管理本部門的檔案工作;
(5)檔案材料的收集和清理要便于公司及各部門的利用;
(6)必須按檔案分類項目進(jìn)行檔案的整理和歸檔;
a、檔案材料的分類方法主要有:部門分類法、問題分類法、材料性質(zhì)分類法、人物分類法和時間分類法。各部門應(yīng)根據(jù)自己的工作性質(zhì)和涉及范圍確定分類方法。
b、檔案分類項目一旦確定,要執(zhí)行到底,不因易人而變更。
c、正式歸檔材料一般指已經(jīng)處理完畢的材料。對歸類界限不明確的材料,可根據(jù)材料與類目的密切程度進(jìn)行歸類。
(7)檔案材料的卷宗的處理:
a、對無主題的材料應(yīng)擬定確切的標(biāo)題;
b、所有歸檔材料均須編號,并按序號進(jìn)行先后排列;
c、填寫材料目錄表,其主要內(nèi)容有:順序號、發(fā)文部門、標(biāo)題、文號和日期;
(8)確定檔案材料的保管年限。一般檔案分為永久保管、長期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。
(9)檔案材料的保管。檔案材料應(yīng)集中指定地點保存,并按類上架進(jìn)柜,注意防盜、防火、防潮、防蟲、防泄密等事件的發(fā)生,要經(jīng)常對檔案材料進(jìn)行檢查。
4、物業(yè)管理應(yīng)保存的基本材料有哪些
物業(yè)管理公司應(yīng)保存的基本材料有:會議記錄;上下行文;政府文件;工作計劃、總結(jié)、報告;規(guī)章制度;調(diào)查分析;重大事件和投訴;工作檢查、評比記錄;物業(yè)管理委托合同;物業(yè)管理各項分承包合同、協(xié)議;公司人事材料;治安事件記錄、處理材料;各工程竣工圖紙、驗收合格證明材料;技術(shù)圖紙、工程檔案;客戶/業(yè)主檔案;固定資產(chǎn)清單;財務(wù)憑證、帳冊、報表;財產(chǎn)和物資單據(jù);各類經(jīng)營證明、證件等。
檔案管理制度6
一、司法所檔案管理工作由指定人員負(fù)責(zé)，包括接收、收集、整理、保管。
二、各類檔案的組卷要準(zhǔn)確。卷內(nèi)目錄、案卷封面填寫完整準(zhǔn)確、字跡清晰美觀，裝訂案卷規(guī)范、統(tǒng)一、牢固。
三、檔案整理。按規(guī)定制定統(tǒng)一的檔案分類編號方案。案卷的'排列、編號符合規(guī)定要求。
四、文件的整理。鑒別沒有存檔利用價值的公文，可報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可定期清退和銷毀。對縣（區(qū)、市）司法局的文件、簡報等資料，要做好歸檔工作，無須存檔要統(tǒng)一銷毀。
五、檔案箱、資料柜和檔案資料放置的設(shè)備要整齊，做到不同規(guī)格分類排列。
六、庫房管理。庫房保持清潔衛(wèi)生，落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠等安全措施。
七、檔案管理人員要有良好的司法檔案人員職業(yè)道德規(guī)范、嚴(yán)格遵守崗位紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，嚴(yán)守國家機密
檔案管理制度7
一、目的
為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。
二、檔案管理機構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
三、歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、企業(yè)管理、經(jīng)營活動等事項，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。
3、各部門歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；
以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、由公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，投資部及風(fēng)險部各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。
6、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
7、所有歸檔的`文件及其他資料都要建立電子檔案，由各部門制作掃描件并整理歸檔，歸檔完成后在綜合部檔案管理人員的監(jiān)督下統(tǒng)一在檔案室進(jìn)行電子檔案備份。
四、檔案保管制度
1、公司綜合部設(shè)檔案室，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、庫存檔案必須檔案臺賬與實物相符，電子檔案與紙質(zhì)檔案相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
7、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。
8、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。
五、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。
6、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
7、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。
六、其他
1、本制度綜合部負(fù)責(zé)修訂、完善并解釋。
2、本制度自公布之日起執(zhí)行。
2xxx年4月20日
檔案管理制度8
1目的
為更好的掌握物業(yè)公司管轄的'物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施的現(xiàn)狀,確保物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施管理工作的統(tǒng)一,完整的完善建立物業(yè)檔案。
2適用范圍
適用于東莞市xx物業(yè)管理有限公司各類物業(yè)、設(shè)施、設(shè)備的綜合管理工作。
3職責(zé)
3.1檔案管理員直接向行政主管負(fù)責(zé)。
3.2檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的保存、借閱、資料錄入工作。
3.3檔案管理員每一個月更新一次檔案資料。
3.4各部門主管每月將變更的資料整理交檔案管理員。
4檔案存放位置
4.1電腦保存一份電子文檔。
4.2xx四樓資料室。
5檔案管理員
5.1行政人事部
6檔案編號規(guī)則(見附件1)
7部門檔案內(nèi)容
7.1行政部:公司營業(yè)執(zhí)照、合同、資質(zhì)證書、人事檔案資料、辦公用品、法律文件。
7.2財務(wù)部:財務(wù)資料、合同。
7.3保安部:警戒器材、合同。
7.4環(huán)保部:清潔器材、綠化器材、合同。
7.5工程部:設(shè)備、合同、證書、圖紙、工具儀表。
7.6物業(yè)部:建筑物、車輛、業(yè)主資料、合同。
8檔案管理制度
8.1檔案資料保管由專人負(fù)責(zé),任何人不得擅自開啟資料柜和移動檔案柜內(nèi)資料。
8.2如須借閱檔案資料,需到管理員處登記后方可借閱,借閱完后管理員檢查無損壞放回原文件夾中。
8.3資料借閱只能在檔案室內(nèi)查看,不能損壞的涂改資料,否則追究借閱人責(zé)任。
8.4資料借閱必須是部門主管以上人員,只能借閱本部門資料,如需借閱其它資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意。
8.5檔案室必須保存兩份資料:一份為歷史資料檔案,一份為借閱資料。
8.6工作需要復(fù)印資料的只可復(fù)印本部門資料,必須做好登記。
8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好,如有損壞必須立即進(jìn)行更新。
8.8檔案管理員必須每月對資料進(jìn)行一次更新,更新后的資料必須放于本文件的首頁。
8.9檔案管理員制定文件檔案總目錄,以及每個檔案文件目錄放于文件的首頁便于查找。
8.10變更合同資料需另行存放至少保存一年以上。
9相關(guān)文檔
9.1《檔案編號規(guī)則》
10修訂及實施
10.1本規(guī)定由全公司各部門實施,行政人事部進(jìn)行監(jiān)督。
10.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。
10.3本規(guī)定從二零零四年六月一日實行。
檔案管理制度9
1.總則
1.1為了規(guī)范公司檔案管理，確保信息安全，便于信息共享和有效的利用檔案，特制訂本管理辦法。
1.2所有相關(guān)公司工作活動中形成的，記述和反映本公司職能活動的，具有查考利用價值的文件、音像資料均屬歸檔范圍。
2.范圍
2.1公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；2.2公司股東會、董事會形成的文件材料；2.3公司章程、公司制度體系、內(nèi)部發(fā)文；2.4公司有效證照、證件、印章；2.5公司獲得的榮譽資料；2.6公司年度工作計劃及資金計劃；2.7會計憑證、報表、財務(wù)分析；2.8各項計劃、檢查、總結(jié)；
2.9公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、會議記錄、相關(guān)照片等；
2.10各種人事材料；
2.11工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料；2.12各種合同、契約、協(xié)議、招投標(biāo)系列文件；2.13電子文檔及聲像資料；
3.要求
3.1.編制《檔案卷內(nèi)目錄》，應(yīng)包括以下幾個內(nèi)容：部門代碼、檔案編號、文件名稱、金額（如果涉及）、經(jīng)手人、入檔時間、頁碼及備注等。
四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-20xx-02 3.2.檔案編號的設(shè)置方法可參考如下:行政部、財務(wù)部、技術(shù)部、市場部的名稱代碼可分別設(shè)置為XZ/CW/JS/SC.其中各部門下屬的各項分類可按照阿拉伯?dāng)?shù)字分別命名，或者按照事項的中文名稱的首寫字母或漢字來代替，具體代碼可列表說明。 3.3.所有文件歸檔裝訂時，應(yīng)統(tǒng)一在文件首頁正面的右上角標(biāo)明檔案編號。如漏頁等有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備注欄內(nèi)。在每頁目錄下注明立卷人姓名和日期。 3.4.立卷的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：a)歸檔文件完整齊全；b)分類清楚；c)標(biāo)題確切易查找；d)卷內(nèi)排列系統(tǒng)、條理；e)保管期限準(zhǔn)確；f)卷皮書寫工整；g)裝訂整理結(jié)實、美觀。
3.5.以電子方式存檔的文件，文件名必須含部門代碼、撰寫人名字、文件名、存檔人名字及入檔日期（如：張三于20xx年1月1日，將市場部商務(wù)李四交管的20xx年下半年下單統(tǒng)計表存檔，其存檔文件名應(yīng)該為：SC李四20xx年6-12月下單統(tǒng)計表張三20110101）。
3.6.公司的電子文檔一般情況下存在公司專用電腦的指定區(qū)域，但由于電子文檔的特殊性，在存檔時應(yīng)該用移動硬盤或者光盤進(jìn)行備份。 3.7.文件類以電子文檔形式存檔時，應(yīng)盡量以PDF格式存放。
4.期限
4.1永久保存：公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會、董事會形成的文件材料；公司章程、公司制度體系、內(nèi)部發(fā)文；公司有效證照、證件、印章；公司獲得的榮譽資料；
四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-20xx-02 4.2 10年保存：公司年度工作計劃及資金計劃；各項計劃、檢查、總結(jié)；
4.3 5年保存：公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、會議記錄、相關(guān)照片等；各種人事材料；工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料；各種合同、契約、協(xié)議、招投標(biāo)系列文件；電子文檔及聲像資料；
4.4 1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者；4.5財務(wù)類檔案按照會計相關(guān)法律規(guī)定存檔。
5.歸檔
各部門檔案管理人員應(yīng)本著認(rèn)真、負(fù)責(zé)、保密的態(tài)度，認(rèn)真整理、保存、管理公司各項檔案資料。
5.1行政部為涉及檔案管理的第一責(zé)任人，對確保檔案的完整性、及時移交和保密負(fù)責(zé)。技術(shù)部、銷售部、行政部、財務(wù)部及市場部，各自整理保管內(nèi)部檔案，除財務(wù)部外，其他部門在每年1月1日和7月1日以前向行政部負(fù)責(zé)管理檔案的'人員提交之前半年的檔案，由行政部統(tǒng)一備案管理，財政部的檔案由自己備案保管。
5.2公司檔案資料按部門分類，檔案管理制度由行政部制定。收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、編目、檢索、利用等管理工作由各部門指定檔案管理員負(fù)責(zé)。
5.3各部門檔案管理人員的職責(zé)：應(yīng)及時將應(yīng)歸檔文件進(jìn)行整理、保存，保證資料不遺失、不泄密，及時按要求向行政部移交檔案。
5.4一項工作同時由幾個部門參與辦理時，由主辦部門負(fù)責(zé)收集形成的文件資料。 5.5各部門需歸檔的文件
5.1.1 a)行政部門
公司文件：公司章程、董事會及股東會紀(jì)錄、政府機關(guān)核準(zhǔn)文件、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、公司有效證照、證件、印章、公司發(fā)布的各類文件（電子文檔）；
第4頁/共7頁四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-20xx-02 b)人事類文件：員工勞動合同、保密協(xié)議、培養(yǎng)和服務(wù)協(xié)議書、員工入職表、員工離職表、員工轉(zhuǎn)正申請及考核評價表、員工入職體檢表、員工簡歷、員工身份證復(fù)印件、員工學(xué)歷證明復(fù)印件；
c)行政類文件：各種會議記錄及會議紀(jì)要（電子文檔）、以行政部門名義簽訂的合同、公司各類照片（電子文檔）、快遞單、社保相關(guān)的各類單據(jù)、公積金相關(guān)的各類單據(jù)、員工保險單。
5.1銷售部門
標(biāo)書、下單統(tǒng)計表（電子文檔）、總代理合同、銷售合同、銷售清單（包括軟件成交記錄、品種、序列號等信息）（電子文檔）、貨物簽收單、發(fā)票簽收單
5.2財務(wù)部門
會計憑證、財務(wù)報表、匯帳憑證、會計報表、總分類賬、庫存商品明細(xì)賬、明細(xì)分類賬、審計報告、抵扣聯(lián)、已作廢的發(fā)票及紅字發(fā)票、發(fā)票存根聯(lián)、原始憑證、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、入庫單、出庫單、請款單、員工銷售卡、員工銷售業(yè)務(wù)季度卡、貨物簽收單、訂貨單（電子文檔）、結(jié)算表（電子文檔）、用戶報表（電子文檔）、物料領(lǐng)用登記表、PKPM升級記錄表（電子文檔）、PKPM新購記錄表（電子文檔）、借鎖登記表（電子文檔）、PKPM用戶升級清單（電子文檔）、代理退鎖清單（電子文檔）
5.3技術(shù)部門工程設(shè)計圖
5.4市場部
客戶資料（電子文檔）、滿意度調(diào)查表及結(jié)果、廠商活動簽到表、廠商活動申請資料（電子文檔）、廠商活動資料（電子文檔）、廠商活動總結(jié)資料（電子文檔）
6.借閱
6.1.各部門建立《檔案借閱復(fù)制登記簿》，主要內(nèi)容：借閱單位或部門、借閱人、借閱理由、借閱起止時間、批準(zhǔn)人、歸還時間、歸還時檢查情況、經(jīng)手人。
第5頁/共7頁四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-20xx-02 6.2.借閱檔案的單位、部門、人員要到各部門檔案管理人員處填寫借閱登記，由各部門經(jīng)理簽字同意后，方可到檔案管理人員處辦理借閱。
6.3.借閱人必須愛護(hù)檔案，不得轉(zhuǎn)借、抽取、折卸、調(diào)換、污損、摘抄所借檔案，不得在文件上圈點、劃線和涂改，閱后及時歸還。
6.4.借閱檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查冊數(shù)、頁數(shù)，是否有遺失損壞等情況，如有問題及時通知借閱人說明原因及補救并報主管高管及審批人員。
6.5.各部門如有撤銷、合并情況以及人事變動情況時，所有相關(guān)資料要做到移交清楚，保持資料的完整無缺。
6.6.人事檔案除總經(jīng)理、副總經(jīng)理、人事部負(fù)責(zé)人以外任何人不準(zhǔn)借閱。
7.復(fù)印
7.1檔案原則不準(zhǔn)復(fù)印，若各部門因工作需要可以制作復(fù)件。復(fù)制檔案的單位、部門、人員要到各部門檔案管理人員處填寫借閱登記，由各部門經(jīng)理簽字同意后，方可到檔案管理人員處辦理復(fù)制。
7.2復(fù)件管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員參照檔案管理辦法實施管理，并對復(fù)件的保密性負(fù)責(zé)。
8.銷毀
8.1檔案銷毀時，由保管人員提出并整理造表，報部門經(jīng)理核準(zhǔn)呈報總經(jīng)理批準(zhǔn)銷毀。 8.2檔案銷毀一般采用碎紙機，由各部門檔案管理人員和綜合管理部負(fù)責(zé)人同時執(zhí)行。
9.相關(guān)記錄
9.1 I-01-05 《公司檔案借閱登記表》 9.2 I-01-06 《公司檔案借閱申請表》 9.3 I-01-07 《公司檔案銷毀申請表》
檔案管理制度10
1.目的：會計檔案是檔案的重要組成部分，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。為了加強會計檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，現(xiàn)根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，制定本辦法。
2.適用范圍：本規(guī)定適用于公司及分子公司。
3.會計檔案管理體系
3.1公司檔案室、財務(wù)部及各獨立核算單位檔案室應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會計檔案。
3.2公司總經(jīng)辦、財務(wù)部共同負(fù)責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
3.3各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
4.會計檔案范圍
4.1會計檔案是指會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。
4.2會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
4.3會計帳薄類：總帳、明細(xì)帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄，其他會計帳薄。
4.4財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務(wù)報告。
4.5財會電算化檔案：主要是存儲會計數(shù)據(jù)和程序的磁盤或光盤及其它存儲介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其它會計資料。
4.6其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，物資盤存表，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等。
5.各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
5.1當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。
5.2移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
6.會計檔案不得自行借出。
6.1如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供會計資料的查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。涉及司法案件需查閱、復(fù)印財會資料時，應(yīng)事前由公司總經(jīng)辦批準(zhǔn)。
6.2各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度。
7.會計檔案的保管期
7.1分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、20xx年、20xx年、25年5類（會計檔案保管期限表附后）。
7.2會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
7.3本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。
7.4各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似的保管期限辦理。
8.會計檔案的銷毀
8.1保管期滿的會計檔案，除本辦法規(guī)定不得銷毀的情形外，可以按照以下程序銷毀：
8.1.1由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容；
8.1.2單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見；
8.1.3銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷；
8.1.4監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。
8.2保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
8.3正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
9.會計檔案的管理
9.1采用電子計算機進(jìn)行核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。
9.2單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管公司或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案代管。法律、行政法規(guī)規(guī)定的，從其規(guī)定。
9.3單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。單位分立后原機構(gòu)代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
9.4單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案，對其中未結(jié)清的`會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
9.5單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應(yīng)由原各單位保管。
9.6在建設(shè)項目建設(shè)期間形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交建設(shè)項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
9.7單位之間交接會計檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。
9.7.1移交會計檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容；
9.7.2交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
9.8預(yù)算、計劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。
10.附則：
10.1本制度由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。
10.2本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
10.3本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。
檔案管理制度11
1.目的
確保機電設(shè)備資料、檔案的完整,為設(shè)備維護(hù)維修提供支持。
2.適用范圍
適用于xx花園機電設(shè)備資料、檔案的`管理。
3.內(nèi)容
3.1機電設(shè)備資料的管理
3.1.1機電設(shè)備資料原件統(tǒng)一由管理處兼職資料員保管,需標(biāo)識清楚。
3.1.2常用的機電設(shè)備資料可復(fù)印一份保存于機電值班室按班移交。
3.1.3機電設(shè)備資料的借用需經(jīng)機電主管批準(zhǔn)后到管理處兼職資料員處借閱,并及時返還。
3.1.4發(fā)生設(shè)備資料缺頁現(xiàn)象由管理處兼職資料員報管理處主任嚴(yán)肅處理。
3.2機電設(shè)備檔案的管理
3.2.1機電設(shè)備維護(hù)維修檔案由機電主管統(tǒng)一集中保管。
3.2.2機電設(shè)備大中修檔案長期保管直到設(shè)備報廢一年后銷毀。
3.2.3機電設(shè)備維護(hù)維修檔案的借閱須辦理借閱手續(xù),并按時歸還。
3.3機電設(shè)備資料、檔案應(yīng)保存通風(fēng)良好,干濕度正常的房間。
3.4機電設(shè)備資料、檔案應(yīng)半年檢查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
4.記錄
無。
5.附件
無。
檔案管理制度12
一、根據(jù)《檔案法》規(guī)定,按醫(yī)療設(shè)備的管理等級,確定建立醫(yī)療設(shè)備檔案管理的`范圍。
二、檔案資料要按規(guī)定的項目內(nèi)容認(rèn)真填寫,做到字跡端正、完整、清晰并分類編號登記。資料收集應(yīng)真實、完整。案卷目錄應(yīng)與案卷內(nèi)容一致。
三、完善技術(shù)檔案借用手續(xù)。大型精密儀器的原始技術(shù)檔案,非經(jīng)批準(zhǔn)不得外借。醫(yī)療設(shè)備使用說明書復(fù)印件或副本交使用科室。
四、技術(shù)檔案要按規(guī)定的保存時間保管,銷毀檔案、資料要經(jīng)過批準(zhǔn)。
五、及時做好動態(tài)檔案信息的補充更新工作。
六、保證信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全,定期備份數(shù)據(jù)。
七、檔案管理人員工作變動時,要按程序辦理檔案移交手續(xù)。
檔案管理制度13
為進(jìn)一步推進(jìn)我公司培訓(xùn)檔案管理工作規(guī)范化、制度化和科學(xué)化,根據(jù)長治公司要求,結(jié)合公司實際,特制定本制度。
1.培訓(xùn)檔案分為:教學(xué)檔案、培訓(xùn)檔案及員工一人一檔,各類檔案要分類存放。
2.培訓(xùn)科指定專人負(fù)責(zé)管理檔案,隊組學(xué)習(xí)培訓(xùn)檔案由隊組負(fù)責(zé)培訓(xùn)的.人員負(fù)責(zé)管理。
3. 培訓(xùn)檔案內(nèi)容
3.1.教學(xué)檔案
(1)上級頒發(fā)的各類培訓(xùn)教學(xué)文件及培訓(xùn)教材;
(2)各項培訓(xùn)教學(xué)管理制度、教學(xué)計劃、會議記錄、教學(xué)調(diào)查表、工作總結(jié)、培訓(xùn)試卷等
3.2.培訓(xùn)檔案
(1)舉辦的各種培訓(xùn)資料(含外出培訓(xùn)):培訓(xùn)通知、學(xué)員名冊、簽到表、培訓(xùn)登記表、培訓(xùn)效果評估表;
(2)學(xué)員培訓(xùn)檔案(學(xué)員個人受培訓(xùn)的記錄);
(3)證書及花名冊。
3.3.員工一人一檔
(1)全體職工個人培訓(xùn)情況;
(2)學(xué)員個人培訓(xùn)信息表、身份證復(fù)印件、上崗證復(fù)印件、學(xué)歷職稱復(fù)印件等。
4.各培訓(xùn)人員都要將各種材料及時上交,歸檔以便保存,凡經(jīng)審核的歸檔材料,任何人不得私自涂改。
5.各期培訓(xùn)學(xué)員培訓(xùn)資料,都要統(tǒng)一存入培訓(xùn)檔案,按明碼順序分類存放,擺放整齊,存放處有防火、防盜、防潮、防塵、防光、防霉、防鼠咬等設(shè)施。
6.因工作需要借用培訓(xùn)人員檔案,應(yīng)履行借閱登記手續(xù),用后及時歸還。查閱時不得污損、卷折,不得在卷內(nèi)畫線、打圈,批注涂改。若需要復(fù)印,請示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后復(fù)印。查閱,借閱歸檔材料,須經(jīng)過培訓(xùn)科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),借閱時間不得超過一周。
7.嚴(yán)格實行一期一檔制度,建立一期一檔。按期裝訂成冊,標(biāo)題簡明確切,書寫整齊,編好明碼。
8.做好安全保衛(wèi)工作,管理好檔案,培訓(xùn)科各類安全培訓(xùn)檔案必須長期保存。
檔案管理制度14
1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務(wù) 報表、財務(wù)計劃 、財務(wù)分析等會計核算專業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤資料 。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，必須切實加強對會計檔案的管理。
2、會計檔案由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)管理，由主辦會計組織有關(guān)人員，嚴(yán)格按照《會計人員工作規(guī)則》要求，對會計檔案進(jìn)行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進(jìn)行登記，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的'會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。
3、會計檔案由主辦會計負(fù)責(zé)保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務(wù)部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。
4、會計檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。
5、財務(wù)人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時歸還原處。
6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，由檔案管理人員接待查閱。
7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細(xì)登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。
8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。
9、會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。
10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定，嚴(yán)格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準(zhǔn)后執(zhí)行銷毀。銷毀時應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料，按上級有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
12、撤銷、合并單位和建設(shè)單位完工后，會計檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
13、公司分設(shè)新單位時，由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財務(wù)移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據(jù)，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。
檔案管理制度15
為加強學(xué)校檔案工作，全面提高學(xué)校檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》等有關(guān)規(guī)定的精神，特制定本制度。
1、成立檔案資料工作領(lǐng)導(dǎo)小組。由一名校長分管、辦公室主任具體負(fù)責(zé)，教務(wù)處、有關(guān)人員協(xié)助工作。
2、健全文書檔案，堅持專人收拆，及時登記、簽批、承辦，保證文件資料齊全完整，及時辦理。
3、學(xué)校行政人秘檔案包括行政會議記錄，文書檔案、人事檔案、各種計劃與安排，各種會議學(xué)習(xí)記錄。群團(tuán)教代會材料等分別由職能部門收集，交行政和校黨政辦公室整理，交檔案資料員，由檔案資料員整理、裝訂、歸檔。
4、學(xué)校德育活動檔案包括班主任檔案，各項學(xué)生活動的方案、實施及班主任、學(xué)生獎懲記錄檔案，由政教處有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
5、學(xué)校教學(xué)檔案包括教務(wù)會議記錄、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、教育教學(xué)檔案、體育衛(wèi)生檔案、教師培訓(xùn)檔案等由教務(wù)處、教科室有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
6、學(xué)校總務(wù)處檔案包括總務(wù)處會議記錄、校舍、校產(chǎn)檔案、財務(wù)檔案、校園建設(shè)檔案、人員考核檔案、基建檔案等。由總務(wù)處有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理，交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
7、學(xué)校的.常規(guī)管理資料和財會檔案注重平時收集，一般每學(xué)期或每學(xué)年整理歸檔。由職能部門交檔案資料室，由檔案資料員負(fù)責(zé)歸檔立卷。
8、積極做好檔案資料的“四平時”(收集、整理、鑒定、立卷)工作，按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。
9、檔案資料室堅持做到“五防”：防火、防潮、防蟲、防光、防盜，確保檔案安全。
10、積極提供利用，嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續(xù)，外單位查閱檔案須憑介紹信和本單位領(lǐng)導(dǎo)同意，并在本室查閱。查閱檔案不得隨意借出，不得涂改、抽換和拆散，不得損壞。
11、按照保密制度的有關(guān)規(guī)定加強__，嚴(yán)格注意保密，不得泄密。
12、按照上級有關(guān)規(guī)定，努力創(chuàng)建合格檔案資料室和先進(jìn)檔案資料室。有關(guān)檔案在存電腦的同時應(yīng)及時刻錄成光盤，注意保存，防止丟失。
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