優化會議議題須把好“三關”
優化會議議題須把好“三關”陳漢忠
議題是會議所要協商討論和決定處理的具體問題。確定議題是開會的前提。會前要明確會議的議題，并及時將議題通知到參會人員，以便與會者和籌備會議的人員做好相應的準備工作。合理而有序的議題是提高會議效率的基礎，有利于會議目標的實現。一些單位之所以會議過多、過濫，主要是列入會議討論的議題太多且質量較差，而產生這一問題的原因，則是對議題缺乏科學甄選和合理設計，即沒有對會議議題進行優化管理。筆者認為，要做好會議議題的優化管理工作，須把好以下“三關”。
一、收集呈報關
會議議題的來源主要有四個：一是上級機關和領導根據需要而提出的議題，二是下級部門提交的需要會議研究和決定的問題，三是群眾反映的非某些部門能處理的、帶有普遍性的問題，四是秘書部門從有關部門收集到的本單位在管理活動中要研究和決定的事項。其中，對于那些涉及面很廣的重點問題、非常復雜的難點問題，以及十分敏感的熱點問題，都需要提前收集資料，會前調查，以便于會議決策參考。
會前應做好議題的呈報工作。具體來說，就是制作議題呈報表。議題呈報表由以下幾項內容組成：議題名稱、議題呈報部門、擬研究的時間、匯報人、議題摘要、處理意見、分管領導批示等（見下表）。議題呈報表簡潔明了，便于秘書部門安排時間，擬制會議議程。
二、審核篩選關
并非所有呈報的議題都會入會討論研究，還必須經過認真審核和篩選。審核和篩選應符合以下條件：
1.合乎目標和主題。會議目標是會議舉辦者所期望的成果，是會議所要完成的具體任務。會議目標不是空洞虛幻的，它必須落實到具體的會議議題上。有什么樣的會議目標，就會有什么樣的會議議題。一次會議中貫穿所有議題的主線叫會議主題。會議主題統帥各個具體的議題。因此，凡是與會議目標和主題無關或偏離的議題都應刪掉。
2.有重要價值。價值是指該議題在單位實際工作中所處的地位和所發揮的作用。一般而言，凡屬影響到全局工作的議題，都是有重要價值的議題，都可以列入討論；只對局部產生影響，價值不大或無價值的議題，則不應列入會議討論。
3.合乎權限。對于行政決策類會議而言，凡提交會議討論的問題，必須在會議的職權范圍以內，是會議有權討論和做出決定的事情，也就是說，會議組織者應清楚本次會議的職權范圍，不研究和決定會議職權范圍以外的問題。
4.清晰性。一是會議議題的表述要簡潔明了，不能含糊不清，使人摸不著頭腦；也不要噦嗦，把議題的要義淹沒在繁瑣的表述中。比如，某單位擬開會討論下屬部門提交的關于請求解決經費的議題，這個議題顯然不夠清晰，因為申請經費的用途、來源及數額不明確，會議難以作出決議。二是與議題相關的材料要清晰，以便與會人員在討論和決策時參考。
5.可行性。 (范文網 www.baimashangsha.com) 這是指議題中所涉及的問題應具備解決的初步條件。如果把背景不清、依據不明，不切實際、分歧較大、條件不成熟的議題提交會議討論，將會出現議而難決、決而難行的情況。
三、議程設計關
議程設計是指對會議議題的數量、討論時間和排放次序進行合理的安排。適度的、明確的、有序的議程設計有助于提高會議效率。
1.數量安排。一次會議議題的數量必須有一定限度，不能為會議羅列許多議題。一般要求“一事一會”，或者至少是“一類事一會”。不屬于同類的事項，盡量通過不同會議解決，要使參加會議的人員把精力集中到會議的中心議題上，防止會議議題過多，久議不決。為此，國外專業機構曾在1999年對1418家企業的會議作了專門調查，得出的結論是會議事項并非越多越好。假設一個議題需要的討論時間大約是30分鐘，那么4個議題就幾乎要用2個小時，還不包括意外情況發生。因此，落實到常見的小型工作會議中，一次會議討論4——5個議題比較合適。
2.時間安排。心理學表明，成年人能集中精力的平均時間為45-60分鐘。超過45分鐘就容易注意力分散，超過90分鐘普遍會感到疲倦。因此每次會議的時間最好不超過1小時。如果需要較長時間，應安排中間休息。
在會議實踐中，每一項議題最好都有一個時間限度：并明白地標示出來。這樣既可確保大家不會超過規定的時間，又可留出足夠的時間，以保證所有被列入的重要議題都能得到充分討論，從而使會議得以完成預定目標。
3.次序安排。會議議題可以從以下幾個角度來排序。
（1）依據議題的類型來排序。如把提供信息的議題放在前面，然后是推動決策的議題，最后是解決問題的議題。
（2）依據議題的邏輯順序來排序。即前面進行的議題是后面議題的一個邏輯鋪墊，逐步推動議題的討論。
（3）按照議題的重要性來排序。一般情況下，最重要的議題往往放在最前面，這是因為會議剛開始時與會者的注意力比較集中；同時，還能確保所有重要的議題都能得到討論，不至于遺忘某些重要內容。也有一些專家建議將不重要的議題放在最前面討論，然后慢慢地靠近最重要的議題。這個技巧使得與會者有足夠的時間來熱身，可消除那些細微問題對整個會議的影響。
（4）按照議題的緊急程度來排序。需要緊急決策的議題必須放在前面討論，這是由議題的緊迫性所決定的。而那些相對緩和的議題可以放在后面甚至可以等到下一次再討論。
（5）按照議題的利益相關度來排序。與在場每一位與會者的利益息息相關的議題最好向后排。這樣可以避免因為這種問題的討論而影響與會人員的立場和情緒，進而影響大家討論其他議題時的關注度與客觀性。
（作者單位：武漢市委黨校行管教研部）
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