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物業(yè)設(shè)施設(shè)備檔案管理制度
在現(xiàn)在社會，越來越多人會去使用制度，制度是指一定的規(guī)格或法令禮俗。我們該怎么擬定制度呢？下面是小編為大家收集的物業(yè)設(shè)施設(shè)備檔案管理制度，歡迎閱讀與收藏。
1 目的
對設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料進(jìn)行控制，確保設(shè)施設(shè)備的可追溯性。
2 適用范圍
適用于公司管轄物業(yè)內(nèi)設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料的管理和控制。
3 職責(zé)
3.1 工程技術(shù)部辦公室負(fù)責(zé)對技術(shù)資料建檔并進(jìn)行管理和控制。
3..2 工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)技術(shù)資料的收集、登記、存檔、保管、使用、分發(fā)、借用、作廢等具體工作。
3..3 各管理處負(fù)責(zé)本管理處所轄物業(yè)設(shè)施設(shè)備的資料管理。
4 操作步驟
4.1 技術(shù)資料的收集
4.1.1 新購設(shè)備技術(shù)資料的收集
4.1.1.1 新購設(shè)備進(jìn)行開箱驗收時，工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)收集設(shè)備隨帶的技術(shù)資料。
4.1.1.2 設(shè)備技術(shù)資料的原件應(yīng)交工程技術(shù)部辦公室歸檔保存。如使用部門需要技術(shù)資料，工程技術(shù)部檔案員可對其進(jìn)行復(fù)印，并將復(fù)印件提供給使用部門。
4.1.1.3 復(fù)印份數(shù)及分發(fā)情況必須如實記錄。
4.1.2 新管理小區(qū)技術(shù)資料的收集
公司新接管小區(qū)的技術(shù)資料由接管驗收小組負(fù)責(zé)與開發(fā)商進(jìn)行交接。接管驗收完畢后，接管驗收小組負(fù)責(zé)將技術(shù)資料(包括各種圖紙、設(shè)備資料等)交工程技術(shù)部歸檔保管。小區(qū)可保留備份件或復(fù)印件。
4.1.3 其他技術(shù)資料的收集
4.1.3.1 工程技術(shù)部文員平時應(yīng)注意收集國家、地方或有關(guān)部門發(fā)布的與設(shè)備有關(guān)的各種法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。
4.1.3.2 工程技術(shù)部文員平時應(yīng)注意收集有關(guān)設(shè)備及設(shè)備廠家的最新技術(shù)資料。
4.2 技術(shù)資料的存檔
4.2.1 技術(shù)資料歸檔保存前須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理審批。
4.2.2 工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)對技術(shù)資料進(jìn)行編號。
4.2.3 工程技術(shù)部文員應(yīng)建立“技術(shù)資料登記表”，記錄該資料的名稱、編號、來源、原件保存部門、副件、復(fù)印份數(shù)及復(fù)印件保存部門等。
4.3 技術(shù)資料的使用
4.3.1 技術(shù)資料如有分發(fā)需要，應(yīng)由工程技術(shù)部經(jīng)理確定分發(fā)范圍，核定分發(fā)數(shù)額。由文員進(jìn)行復(fù)印，核對無誤后并進(jìn)行分發(fā)，同時填制“技術(shù)資料發(fā)放表”。
4.3.2 公司員工需要查閱相關(guān)的設(shè)備技術(shù)資料，必須出示部門負(fù)責(zé)人的批條，并經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理同意。
4.4 技術(shù)資料的作廢
4.4.1 符合作廢條件的技術(shù)資料應(yīng)予以處理
以下情況技術(shù)資料要進(jìn)行作廢處理:
a) 該技術(shù)資料與國家、地方、有關(guān)部門發(fā)布的各種現(xiàn)行的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范有嚴(yán)重抵觸，或被其明令禁止;
b) 已被淘汰的設(shè)備的技術(shù)資料;
C) 因本身存在較大錯誤，被原發(fā)布單位用新的資料予以替代的技術(shù)資料。
4.4.2 技術(shù)資料作廢須由文員上報工程技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.4.3 已經(jīng)發(fā)放的技術(shù)資料由工程技術(shù)部辦公室按“技術(shù)資料發(fā)放表”限期三日收回。
4.4.4 所有作廢的技術(shù)資料必須加蓋“作廢”章，同時填寫“作廢技術(shù)資料處理記錄表”，并由工程技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后定期統(tǒng)一銷毀。
4.4.5 因任何目的需要保留的作廢文件，須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后，加蓋“保留”章后方可保留。
5 記錄
技術(shù)資料發(fā)放表
技術(shù)資料登記表
作廢技術(shù)資料處理記錄表
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