高校學校辦公室幾種常見會議紀要的撰寫和效力

高校學校辦公室幾種常見會議紀要的撰寫和效力

　　高校學校辦公室幾種常見會議紀要的撰寫和效力
　　
　　作者/ 顧遠飛 顧凌云
　　
　　在高校學校辦公室的日常工作中，會議紀要是一種常見文體，它是指在會議結束后，根據會議主要內容，對會議達成的共識和議定事項，用精練、概括的語言綜合歸納整理所形成的在一定范圍內具有效力的公文。
　　
　　一、學校辦公室參加的幾種常見會議
　　
　　根據會議內容，學校辦公室在日常工作中主要參加以下幾種會議：
　　
　　1.黨委常委會會議。黨的委員會常務委員會（簡稱常委會）是高校黨的委員會（簡稱黨委會）的工作機構，在黨委會全體會議閉會期間，行使黨委會職權，執行上級黨組織的指示和全委會的決議，主持經常工作。常委會是高校重要的決策機構，會議一般根據議事規則定期召開，議題一般為貫徹落實黨的路線方針政策，研究決定學校改革發展中的重大事項和干部議題等，參會人員是校黨委常委和因工作需要列席會議的人員。
　　
　　2.校長辦公會。校長辦公會是研究和決定重要行政事項、組織實施校黨委有關決定的機構。校長辦公會是高校重要的決策機構，會議一般根據議事規則定期召開，議題一般是討論決定學校行政工作中的重大事項和研究制定工作執行方案等，參會人員一般為校領導、校長助理、工會主席、監察處長和因工作需要列席會議的人員。
　　
　　3.校領導專題會議。校領導專題會議是校領導根據分工和授權，研究協調和處理學校工作中專門問題的會議。該類會議一般由分管校領導召集和主持，根據工作需要不定期召開。會議議題和出席人員由召集人確定。
　　
　　4.各類學術（專門）委員會會議。高校與企業、政府等的不同之處，就在于它是一個基于學術的組織。高校內部除了黨委系統、行政系統外，還存在著學術系統，如學術委員會、學位委員會、教學指導委員會等。該類委員會根據有關章程或規則，定期召開會議，審議或決定其專門領域的工作事務。參會人員為有關委員和邀請參加的代表。
　　
　　二、幾種會議紀要的撰寫
　　
　　會議紀要撰寫的基本要求是：首先，做好會議記錄，忠于會議精神；其次，緊扣會議主旨，整理會議記錄，去粗留精，語言簡潔明了，內容詳略得當；最后，按照會議紀要的文體要求，寫好概況部分和正文部分，概況主要寫主持人或單位、會議名稱、時間、地點、出席人、列席人及中心議題等，正文主要寫會議的基本精神、形成的決定、決議等。
　　
　　除以上基本要求外，撰寫會議紀要還要特別注意以下方面。
　　
　　1.常委會會議紀要的撰寫。常委會紀要是對常委會會議內容的記錄整理，它是推進工作落實和指導工作開展的重要依據。常委會會議往往涉及學校重大問題、重要干部、重大項目和大額資金等議題決策，因此在會議召開前，記錄人要充分熟悉掌握議題背景材料和內容，以便在記錄時準確理解、完整記錄。在會議召開時，記錄人除認真記錄外，還要注意記錄對同一問題的不同意見，最大限度地用文字體現會議的實況。在大家充分討論時，尤其要注意記錄黨委書記、校長等主要領導的意見。常委會貫徹民主集中制原則，會議結束時，會議主持人（通常是黨委書記）一般要對會議決議作歸納總結，記錄人要仔細聆聽，完整記錄，進一步整理完善，形成會議主要精神和決議。
　　
　　2.校長辦公會會議紀要的撰寫。校長辦公會會議紀要是對校長辦公會會議內容的記錄整理，它是推進工作落實和指導工作開展的重要依據。校長辦公會會議的議事程序一般為與會成員就議題充分發表意見，主持人在征求與會成員意見后歸納集中作出決定或決議。議題內容一般為落實黨委全委會（常委會）關于學校發展改革等重要決議，對學校行政工作中的重大問題進行決策和部署安排等。會議召開前，記錄人要熟悉了解議題背景和內容，做好準備工作。會議召開時，記錄人要認真記錄與會人員的發言和意見，尤其是會議主持人（通常是校長）的最后歸納意見和決定，對歸納意見和決定作進一步整理完善，即形成會議主要精神和決議。
　　
　　3.校領導專題會議紀要的撰寫。校領導專題會議紀要是對專題會議內容的記錄整理，它是協調有關工作和推進工作落實的文件依據。會議召開前，記錄人要對會議討論的專項工作背景和內容作深入了解，做好準備工作。會議召開時，記錄人要細致記錄會議內容和與會人員意見，尤其是分管校領導的結論性意見。由于校領導專題會議重在推進具體工作，所以在撰寫紀要時，一般在開頭部分要對會議召開背景和目的作詳細說明，正文部分對會議討論或達成的意見作逐條歸納闡述，以利于會議精神的通報和落實。
　　
　　4.各類學術（專門）委員會會議紀要的撰寫。各類學術（專門）委員會會議紀要是對會議內容的記錄整理，它是推進工作落實和指導工作開展的重要文件依據。該類會議專業性強，記錄人在會議召開前要認真學習相關內容，了解相關背景，做好必要準備工作。會議召開時，記錄人要仔細記錄會議討論和發言情況，尤其是關于學位授予、專業設置、學科評審等重要議題的發言，要盡可能忠于會議召開實況。在撰寫紀要時，一般在開頭部分介紹會議召開背景和目的，正文部分對會議議定的結論性意見作歸納闡述，以利于會議精神的傳達和落實。
　　
　　三、幾種會議紀要的效力和落實
　　
　　上述四種會議紀要均為高校指導和開展內部工作的重要文件依據，具有較強的約束力，需校內有關單位貫徹執行和落實。會議紀要印發后，辦公室要根據議題內容，及時制發督辦通知單，要求有關單位在規定的時限內落實和反饋，并定期將會議決議、決定落實情況分別向黨委書記、校長、分管校領導和委員會主任匯報。
　　
　　（作者單位：華中科技大學學校辦公室中山大學基建處）

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