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論普通中學財務檔案不實現象的預防

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論普通中學財務檔案不實現象的預防

　　論普通中學財務檔案不實現象的預防
　　
　　作者簡介：吳學知（1964-），女，湖南湘潭人，主要從事財務檔案研究。
　　
　　吳學知
　　
　　（湘潭市第二中學，湖南湘潭 411100）
　　
　　摘要：普通中學的財務檔案是反映學校經濟運作的重要證據，是否真實完整，直接影響到學校教育事業的發展。如何管理好財務檔案，避免信息不實，是學校管理中所面臨的一個重要問題。
　　
　　關鍵詞：中學；預防；財務；檔案；不實
　　
　　中圖分類號：G62文獻標識碼：A文章編號：1674-5884（2013）04-0008-03
　　
　　普通中學的財務檔案既是反映學校經濟運作的重要證據，又是學校檔案的重要組成部分，是否真實、準確、完整，直接影響到學校教育教學的開展。財務檔案管理成果同學校整體管理的有機結合，決定了學校資源配置的取向和模式，影響著本校工作決策的實現和管理效率。從微觀上看，會計檔案信息關聯著學校的資金運轉和教學活動；從宏觀上看，它為國家宏觀教育管理提供最基礎的數據，影響著教育興邦長期戰略目標的實現。隨著我國教育體制改革的進一步深入和社會科技信息化的不斷進步,普通中學在財務檔案的收集、利用、管理等多個方面的工作上也面臨著新的問題和挑戰。如何在新時期做好學校的財務檔案管理工作,推動學校財務檔案工作更好更快的發展, 避免會計信息不實，成為各個學校管理工作中需要認真探討和解決的重要問題。
　　
　　一學校財務檔案不實原因初探
　　
　　1.粗放的管理模式讓財務檔案信息不實變得容易
　　
　　我國的普通中學，基本上屬于國家所有、校長負責管理的模式，這種管理權和所有權的分離，導致學校的管理者與所有者在利益的實現上有不一致的期望。民間有“鐵打的學校，流水的校長”之說，校長常換，導致一系列短視行為的發生，希望在短期內達到驕人的成績指標，而忽視學校的長期發展。在這種背景下，校長可能濫用職權，以權謀私，要求或者迫使相應的財務會計人員按照其意圖，修改會計信息，使其在相應時間內達到要求的某種狀態，財務不實就不可避免了。更有甚者，個別學校為了小團體利益，假賬真算，真帳假算，造成賬實不符。一些應當建賬的不建賬，或賬目混亂，不按制度規定設置會計科目，使用憑證和賬簿，編制會計報表等。還有些學校，內部管理混亂，財務收支失控，私設“小金庫”，賬外設賬，等等。
　　
　　我市相當一部分學校，未設置財務管理機構，沒有專門的會計檔案管理員，檔案工作由不同人員兼職，如會計檔案的裝訂由各會計人員完成，檔案的歸檔由辦公室人員完成，檔案的查詢由資料的形成人員負責，等等。由于工作的分散，造成檔案管理工作一系列的不規范，加之設施也不完善，財務檔案沒有專門庫房，沒有檔案檢索工具，查找不方便。紙質檔案和電子檔案未能同步歸檔，致使向學校檔案管理機構移交的僅為紙質會計檔案。另外，會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，大有無人來銷、無人敢銷的局面，即使超過保管期限數年，也不愿銷毀，導致學校會計檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質量和效果。這種管理模式下的財務檔案，自然不能如實地反映學校的真實財務狀態。
　　
　　2.對檔案管理工作的重要性缺乏認識使財務不實成為可能
　　
　　財務檔案工作是保存歷史，服務現實，承上啟下的一項重要工作，對學校管理的影響往往是間接的，短期內似乎無損學校成績，因此有的學校負責人根本不重視這項工作，存在應付思想，抓不抓無所謂，認為會計工作就是收收支支，一切都是自己說了算，不影響什么。部分學校，財務工作過程中大量原始憑證的整理被認為是件浪費時間和精力的事情，根本不把財務資料的整理歸檔工作列入議事日程。不重視會計人員的業務學習和會計知識的更新換代，導致學校會計人員對會計基礎知識和會計基礎工作缺乏了解，使會計核算工作的各個環節與會計制度要求不符，影響了會計工作水平和經營管理水平的提高。主觀上不重視，該建立的財務檔案沒有建立，該保留的財務檔案沒有保留，該銷毀的垃圾材料沒有銷毀，學校的財務檔案怎么能不混亂？在這種情況下，展現在我們面前的學校財務檔案在某些方面出現不實，當在意料之中。
　　
　　3.工作人員自身素質不高使財務檔案不實出現機會
　　
　　會計人員的素質包括職業道德素養和業務素質兩方面。從道德素養方面來看，會計從業人員應具有客觀公正反應會計信息的品質，不受相關領導違背財務法規制度的錯誤意愿制約。然而，在現行的普通中學體制中，校長決定一切，學校所有工作人員職位的提升和崗位的調整都離不開校長的態度，不少會計人員出于自身政治前途的考量和經濟利益的權衡，往往會妥協于相關領導的訴求，不再或者不能堅持國家會計原則，配合操作不規范的會計舉動，造成會計信息的不實。更有甚者，個別財務人員在自身利益的驅動下，置國家利益于不顧，違背領導的意志，私自隱瞞甚至修改、銷毀某些財務信息，從中漁利，也可能造成會計檔案的不實。
　　
　　從專業素養來說，由于會計制度的繁多性，從業人員應該對現有的會計準則做到最基本的掌握。會計制度本身也在不斷完善和發展，會計從業人員需要不斷地去學習，更新知識，熟悉新的制度，來達到合理反應主體會計信息的目的。目前，由于學校會計人員的學歷層次普遍較低，沒有受過系統的會計理論知識的正規訓練，不少是半路出家，搞不清科目、賬簿和會計報表之間的對應關系；也有的會計人員雖然有一定的業務水平，但缺乏學習的自覺性，長期忽視學習新的業務知識和會計法規，使其業務素質停滯不前甚至更差。此外，還有的會計人員盡管掌握了一些相應的知識，但因缺乏應有的職業道德，不認真執行制度，降低工作標準，造成會計工作的不規范。
　　
　　目前，我市許多中學沒有專職的財務檔案管理人員，大多數是由會計人員兼管，沒有經過檔案業務知識的專門培訓，缺乏檔案管理工作經驗，對財務檔案的歸檔范圍和標準不清楚，不懂得檔案的基本操作規程，使得整理出來的財務檔案質量不高，難以保證檔案的完整性和安全性，使會計信息沒能得到正確的反應。
　　
　　就湘潭市二中的情況來看，作為省級示范性高級中學，財務管理相對比較規范，然而過去很長一段時間財務檔案也是由會計兼職管理。由于學校建校歷史超過90年，時間跨越久遠，累積財務賬目資料繁多，保管不容易，給財務檔案的管理帶來一定的難度。又因為學校規模龐大，工作量多，人員編制又十分緊張，人事變動頻繁，很多時候都是各自保管自己經手的年度會計檔案，再行歸建，導致系統性、完整性與上面的要求存在一定的距離，也不能完全避免財務檔案在某一些方面不實現象的出現。
　　
　　4.社會大環境不佳讓財務檔案失實終成現實
　　
　　首先，國家財務檔案管理的法律法規有待健全。社會在進步，教育在發展，與之相適應，財務管理法律法規也要不斷完善，以適應學校財務實際。社會復雜紛繁，學校千差萬別，加之近些年與原有社會制度有差距的民辦學校也如雨后春筍般涌現，在實際操作中，總會遇到很多國家財務制度上尚未規范的情況，存在這樣或那樣的漏洞，這就給了會計從業人員很多想象余地，充分發揮“聰明”才智，打擦邊球，制作假賬目，為會計信息不實提供了條件。而且，國家相關法律法規常常過于抽象寬泛，缺乏實際操作細則，賬目造假如何定性，什么程度的違規需要受到處罰，受到怎樣的處罰，沒有明確的定性，都有人為把握理解的空間。另外，不少地區政府出于地方保護主義的需要，出臺了一些相對寬松的土政策，抵消了國家相關法規制度的制約。這樣一來，在很多地方，財務造假的懲罰力度遠遠不夠，造假成本的低廉讓不少學校敢于冒險。
　　
　　其次，職能機構監督不力。國家相關職能部門如教育行政、財政、審計等機構的監管，因為這樣或那樣的原因而呈現局限性，對學校會計信息的監督無法規范到日常運作的程度，監管范圍非常有限。有些主管部門沒有負起監督、檢查的責任，部分中學的財務檔案工作實際上處于無人監管的境地，制度是否健全，工作是否規范，核算程序是否符合要求，無人問津。或者雖然有一些監督，但有的是專項檢查，有的是走過場，大多應付了事，缺乏對基層學校會計檔案工作的全面監督和指導。而且，有些外部審計，其工作的客觀獨立性也有瑕疵。有時基于成本收益的考慮，簡化某些必要的審計程序，忽視了某些賬目的風險；或者更加惡劣的，為了不丟失審計客戶而妥協于學校對會計信息的陳述，等等，都會使財務檔案不實出現可能。
　　
　　二普通中學財務檔案不實現象解決辦法
　　
　　1.充分認識學校財務檔案管理的重要性
　　
　　學校財務檔案有著極其重要的作用。首先，為政府制定教育發展計劃、作出決策提供可靠的信息。其次，為保護國家財產、監督執行國家財務制度、查處違規案件提供有力證據。再次，為學校運作和財務管理提供決策依據。最后，為研究會計歷史和教育發展提供資料。
　　
　　既然財務檔案如此重要，學校必須把財務檔案管理工作當成本部門的一項中心工作任務來對待，合理保存各類會計憑證及其他財務數據材料；相關監督部門也要加強檢查力度，避免財務檔案不實現象的出現。
　　
　　2.加強制度建設，理順學校財務檔案管理機制
　　
　　財務檔案工作是會計工作的組成部分，必須遵循會計工作的管理體制。制度化是做好財務檔案管理工作的基礎，財務檔案種類和載體的多樣化特點決定了管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。
　　
　　為了加強對財務檔案的收集、整理和管理工作，有效地保護和利用財務檔案，為教育發展服務，國家對教育財務檔案要實行統一領導、分級管理。中央制定了財務檔案管理辦法，全國各地要切實遵循。國家還要結合我國實際情況，修改完善相關法律和規章，對現有法律法規中一些責任和處罰不明確的條款加以修改，并增加應對在現實中已經出現而法律法規中卻沒有涉及的情況的規定。各地方要根據“辦法”的要求，結合本地區的具體實際情況制定實施細則。各學校是會計檔案管理的主體單位，也是責任單位，必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的收集、立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，向制度要管理。
　　
　　為杜絕財務檔案不實現象的發生，各中學要切實完善法人治理結構，主管領導要高度重視財務檔案工作，實行一把手負責制，避免決策中出現“一人堂”現象，減少會計因領導操縱而造假的可能性。要建立健全與現代管理制度相適應的內部控制制度，它既是現代學校管理的重要內容，也是學校內部財務管理和會計核算的基本規范。學校要牢固樹立良好的財務檔案意識，在組織機構和人員設置上，嚴格貫徹執行《會計基礎工作規范》，明確專人負責會計檔案的收集、整理、歸檔、查閱等日常會計檔案工作，實行“誰財務誰立卷、邊財務邊收集整理并審結卷成”的原則，認真做好這項工作，使日常會計業務處理及會計檔案管理每一環節的人員之間分工科學，職責明確，形成既能相互協作又能相互監督、相互制約的機制，減少作弊的可能。
　　
　　各中學要從實際出發，不斷完善“一支筆”制度。先由經辦人簽字，然后由財會部門審核（票據合法性、有效性等），并對原始票據簽字，然后再由“一支筆”對會計事項支出與否、支出范圍予以審批。
　　
　　近幾年來，湘潭市二中針對財務檔案管理中存在的問題，下大氣力進行了整改，狠抓制度建設。我們設置了獨立的財務檔案室，并依據《會計檔案管理辦法》的要求，專門制定了“湘潭市二中財務檔案管理辦法”，確保財務檔案管理有序，會計信息真實、完整、合法。我校的具體做法主要有以下幾個方面：一是編制檔案檢索，包括案卷目錄、全引目錄、專題目錄、文號目錄等；二是運用計算機進行檢索，確保調檔迅速準確，提高財務檔案管理的效率；三是建立財務檔案統計臺帳，如財務檔案查閱登記簿、文書檔案匯總登記簿、財務檔案數量統計臺帳、財務檔案移交清冊等；四是將基建會計檔案分開編號存放，并將各項基建合同、協議等資料作為原始憑證，一同歸檔。
　　
　　3.加強培訓，努力提高會計從業人員素質
　　
　　學校要進行相關的職業技能的培訓，讓財會人員不斷地鞏固提高自己的業務水平，擴大知識儲備，以應變日益繁復的工作。同時，還要組織相關人員學習新的會計制度，做到與時俱進。會計人員是會計檔案整理的第一責任人，其對會計檔案規范化管理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，將會計檔案管理及操作技能培訓作為會計人員的崗位培訓及繼續教育內容，長抓不懈，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識及操作技能，進而從源頭上做好會計檔案管理的規范化與標準化工作，提高案卷質量。
　　
　　學校負責人個人道德修養的好壞，直接關系到學校的整體信息誠信水平。事實證明，絕大多數會計信息檔案造假，雖經會計人員之手，卻是長官意志所為。因此，作為普通中學“一支筆”的校長，也必須不斷加強財經法律、法規學習，自覺約束行為，用財經制度規范動手中的簽字筆，不強迫財務人員做假賬，確保會計信息檔案真實全面。
　　
　　另外，相關部門和學校還要對會計從業人員進行有效的職業道德培訓。會計職業道德即“敬業愛崗，熟悉法規，依法辦事，客觀公正，搞好服務，保守秘密”。我們要采用職業道德教育與典型案例分析相結合的方式，增加從業人員對職業道德規范的感性認識。
　　
　　4.加強監管部門的工作力度
　　
　　要健全和完善財務監管體系，加大監管力度，加強法律監督，增加會計監督的全面性和權威性，嚴格會計核算程序。要強化對注冊會計師的責任監管，明確注冊會計師對學校會計信息檔案審查鑒證的法律責任，控制學校會計造假的動機。國家財政、審計和教育行政部門，既是會計信息檔案的使用者，也是財務檔案真實性的監督者，務必切實履行監督職能，嚴格執行國家財務相關法律法規，各負其責，狠抓所轄學校財務管理。相關職能部門的工作人員，要多走動，勤督查，及時發現問題，并保持良好的溝通，及時反饋信息。同時，對于外部審計部門來說，要保證其審計工作的獨立性和專業的勝任能力以及良好的職業操守，對審計客戶的信息發表意見，應保持其形式上以及實質上的獨立，不受相關利益部門和領導的干擾
　　
　　國家要花大力氣進行“誠信工程”建設，建立誠信監管制度。監督機構要加快建立學校和會計從業人員的信用檔案，鼓勵守信守法者，懲罰失信違法者，促進會計職業道德的遵守。各中學的校長要帶頭講誠信，我們還要充分發揮社會輿論的監督教育作用，披露失信違法典型，營造尊崇誠信的良好社會環境，使財務檔案造假成為過街老鼠，人人喊打。
　　
　　5.強化學校內部監督
　　
　　制定嚴格的內部控制制度，能在很大程度上防范錯誤和舞弊，提高會計信息檔案資料的可靠性。學校要強化紀檢、內部審計部門以及群眾的監督力度。要使內部審計充分發揮其作用，就要在學校管理結構上下功夫，保證其必備的獨立性。學校要嘗試建立或完善教職工代表大會制度，推舉懂行的老師組成財務審計委員會，對全體老師負責。這樣才不會受到財務人員和學校領導以及相關利益部門的威脅，保證其獨立性，從而對學校資金運作的有效性和財務管理的合理性以及會計檔案的真實性進行應有的監督。
　　
　　各中學還要建立責權控制制度及業務憑據流轉規程，明確各部門和人員的職責，使各部門之間既合理分工，相互制約，又協調配合，相互聯系。手續由誰簽字、由誰負責，要有明確規定。
　　
　　6.加大財務違法懲治力度
　　
　　學校與社會的關系日趨復雜，經濟聯系越來越緊密，會計處理方式需要與之相適應。學校會計人員要以法規制度導向為基礎，充分理解會計信息處理方式的精髓，以不變應萬變。國家相關部門要從法制上加大對會計信息造假的打擊力度，從源頭上控制學校的造假欲望。一方面要有針對性地出臺一些可操作性的法律法規，全面懲處會計造假不實，使學校造假的預期成本大于其造假的收益；另一方面，管理部門以及執法部門要做到執法必嚴，違法必究，對發現的違法違規行為堅決按照有關規定進行嚴肅查處，杜絕講人情和執法、司法腐敗現象。在對相關會計人員、有關領導及會計主體進行懲處的同時，應進一步加大社會中介機構的整治和規范，強化行業自律性監督體系，加強執業質量的監督檢查，對出具不真實、違背審計準則的審計報告者，要進行嚴厲的懲罰，并對會計信息使用者遭受的損失進行賠償。
　　
　　我們還可以借鑒發達國家的經驗，在相關法律法規里面增加民事賠償制度的規定，對因有關人員造假而產生的損失，由其按照責任大小進行承擔，遏制失信行為。
　　
　　7.嘗試建立直接對上級主管部門負責的財務檔案管理機構
　　
　　目前，我市各普通中學財務會計檔案管理全部隸屬于學校財務室（處），無論人員編制安排還是工作地點，都由本學校決定。工作人員成績獎懲和職務晉升，都離不開學校。出于自身前途和經濟利益的考量，會計檔案管理者只能按照學校領導的意愿行事，缺乏應有的獨立性。針對這種現狀，如果條件允許，可以嘗試建立一種獨立于學校財務檔案管理的機構，將工作人員從學校編制中分離出來，直接對上級主管部門負責，由國家制定相關法律法規對其運作和業務操作進行規范，無條件接受并配合國家委托會計公司進行的定期審計工作。機構要對其提供的會計信息的真實性、合法性負全責。由于機構工作人員在學校具有獨立性，所以能夠在一定程度上擺脫學校領導的影響，較好地解決因為學校局部利益而造成財務檔案信息不實的問題。
　　
　　參考文獻：
　　
　　［1］王英瑋.會計檔案管理的原理與應用［M］.北京：北京檔案出版社，2010.
　　
　　［2］李玲玲.電算化下企業會計檔案管理問題、成因及對策研究［J］.企業經濟，2003（5）.
　　
　　［3］吳輝蕓.淺析會計信息檔案失真的原因及防范措施［J］.企業家天地，2008（6）.

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