《歸檔文件整理規則》的實踐與思考

《歸檔文件整理規則》的實踐與思考

　　【內容提要】文章認為實施《歸檔文件整理規則》后，簡化了整理方法，減輕了檔案員的工作量，有利于檔案鑒定工作的開展。但這一方法也在一定整度上影響了檔案的整理聯系，配套文件不夠也影響了這一規則的推行。
【摘  要  題】立卷與歸檔
【關  鍵  詞】《歸檔文件整理規則》/實踐/利弊……
【　　從2001年1月1日起實施《歸檔文件整理規則》（以下簡稱《規則》）以來，崇州市檔案局經過對《規則》的學習、宣傳和對檔案員的崗位培訓，全市各機關、事業單位、鄉鎮全面開始實施。從各單位立卷歸檔工作的情況來看，《規則》的實施已經在以下幾個方面產生了較好的效果。
　　一、檔案工作量減輕了，提高了工作效率。傳統的文書立卷工作是一項繁瑣、艱巨的勞動，劃分類別、劃分保管期限、組卷、抄寫卷內目錄、填寫備考表、裝訂、擬寫案卷標題、寫封面、再編制案卷目錄，程序多，難度高，即使是從事檔案工作多年的檔案員也感到吃力。尤其是在一些案卷數量較多的單位，一些兼職檔案員要半年甚至更多的時間才能完成立卷任務。《規則》以“件”為單位整理，使檔案員從繁重的手工勞動中解脫出來，節省了大量的物力、人力。尤其是采用計算機管理檔案后，所有的文件都輸入電腦，按照分類大綱編制程序，省去了擬寫案卷標題、寫封面、抄寫卷內目錄和案卷目錄等一系列工作，極大地提高了工作效率。
　　二、《規則》易學、易懂、易教，有利于檔案員掌握。由于基層的檔案員調動頻繁，專業技能參差不齊，而傳統的立卷方法不僅要求具備檔案專業理論知識，還要熟悉立卷工作的規范、要求，同時還要求具備一定的綜合分析能力，所以往往造成各單位的檔案質量提不高，而檔案行政部門疲于對檔案員進行培訓、指導的惡性循環局面。《規則》簡化了文件整理程序，工作難度相應降低，業務指導人員好講解，檔案員也容易理解和掌握，便于檔案工作的順利開展。
　　三、《規則》有利于檔案的整理、保護和利用。由于整理方法簡化了，工作量減輕，檔案員有了更多的精力來從事檔案的編研和利用工作，較好地協調了檔案的整理、保護和利用的關系。傳統的立卷方法中，檔案的案卷由多份文件構成，裝訂成一卷，而利用者通常只需查閱其中的一份文件，在查閱時就會看到其它無關的文件，不利于檔案的保密。由于基層單位工作人員檔案意識普遍不高，在利用檔案時往往把案卷拆了，用完后再裝訂。反反復復的拆卷裝訂給檔案帶來了很大的人為損害。同時檔案的整卷調出也會導致沒有用到的文件無端損耗，縮短自然壽命。實行按件管理后，檔案利用者需要哪份調哪份，既方便又安全保密，也減輕了檔案員調檔的工作量。即使是完成歸檔后發現了零散文件，也無需拆卷、再裝訂，只需插入相關類別的卷盒中，在備考表或備欄中說明即可，方便靈活。
　　四、《規則》實施后有利于檔案館（室）開展鑒定工作和優化館（室）藏檔案。由傳統立卷方法組的卷內容雜、卷厚，并且裝訂、編目固定，使檔案館（室）不敢輕易開展鑒定工作，逐漸形成了檔案館（室）藏檔案價值降低、利用效果差的局面。根據《規則》，檔案的鑒定工作不再以卷為單位，也不需要重新整理，不再擔心換卷皮，重擬新寫案卷標題、重新編頁號和案卷號等一系列問題，極大地減少了鑒定工作的難度和工作量。由于在確定歸檔范圍和保管期限時，盡量照顧各單位自身形成原則和業務主管原則，使檔案室歸檔范圍相對縮小，檔案館以后接收檔案最大限度地避免了重復件。
　　五、《規則》較好地解決了計算機管理和手工管理并存的關系問題。隨著辦公自動化的發展，計算機管理檔案已逐漸普及，實行文件級管理，更加便于檔案管理系統的優化。但是在縣、鄉一級的基層單位，由于管理和經費等原因，沒有配備計算機，更不用說檔案管理軟件了。但其形成檔案數量少，內容較單一，也可根據《規則》進行手工管理。但是，在《規則》的實施過程中，我們也發現一些問題。
　　1、由于《規則》取消了傳統的立卷模式和立卷方法，長期以來我們在工作中所執行的《機關檔案工作業務建設規范》、《機關文件材料歸檔與不歸檔范圍》、《文書檔案保管期限表》、《文書檔案案卷格式標準》、《檔號編制規則》等規范已經部分失去價值，而新的相應的規范還沒有出臺，基層檔案工作者有時有種摸著石頭過河的感覺。
　　2、《規則》實行文件級管理，文件改用盒裝，使文件容易被撕破、丟失。在實際工作中，遇到如婚姻檔案、調資，人員調動、畢業生分配、征用土地等內容相近但數量較多的情況時，以一事作為一件就不便于管理和利用。實踐中，我們把幾個人或幾件同類的事由作為一件來處理。
　　3、《規則》規定檔案盒可以豎放也可以平放。工作中，如果是平放則不利于放在底層的檔案的調用。如果是豎放，有的盒內文件不是裝得太滿，就會產生盒內文件左重右輕或頭重腳輕等現象，時間久了文件就會變形。
　　4、以件為單位管理，隨辦隨歸，從一定程度上會破壞文件之間的有機聯系，因同一事由形成的不同文件，由于由不同的部門處理，根據不同的來源和價值、時間的先后存放于不同的盒內，割斷了文件之間的互相聯系，看不出事件的產生發展過程，從而在一定程度上影響了檔案的利用，并且在提供利用時，同一事由的文件材料分別從不同的卷盒內提出，很不方便。這種現象在實現了文檔一體化管理、隨辦隨歸的單位比較突出。
　　5、《規則》的實施，也會給檔案館的接收工作和統計工作產生影響。依據《檔案法》，各單位形成的永久、長期檔案在保存十年后要移交進檔案館。由于是以件為單位逆行管理，檔案館在接收檔案時，不得不一盒一盒地打開，對照歸檔文件目錄，逐件檢查是否加蓋歸檔章、歸檔章填寫是否正確、盒內件數與順序號與盒外標注是否一致等，這將大大增加檔案的工作量，這個問題將在《規則》實施十年后很尖銳地擺在我們的面前，
　　此外，在進行檔案數量的統計時，傳統立卷方法一般是以卷為單位，現在是以“件”為單位呢？還是以“盒”為單位？如果計算庫存總量，又以什么為計量單位？今年的達標升級在統計檔案數量時馬上就要面臨這個問題。
　　當然，盡管我們在《規則》的實施中遇到一些暫時的問題和疑惑，但是還是感覺到它能夠解決我們在檔案館（室）工作中的許多現實問題，作用是相當明顯的。我們認為，《規則》的實施不僅僅是改變了我們的立卷方法，而且將會改變我們在檔案工作的某些習慣性思維。
　　《規則》實施后，立卷工作簡化了，我們的業務指導工作也要相應地改變。從前，業務指導人員終年穿梭子各基層檔案室，忙于指導如何分類、組卷，如何編目，指導方式原始，內容單一，效果也不明顯。今后，檔案工作的業務指導應該站在更高的起點上，可以側重于檔案工作的執法檢查、檔案的價值鑒定、參考資料的編寫和現代化管理。這就對檔案業務指導人員提出了更高的要求，只有努力提高自己的綜合素質，掌握最新的檔案學理論和現代化管理知識，才能夠適應新形勢下檔案工作的需要。
　　《規則》實施后，也會使沿襲多年的機關檔案工作重心發生變化。從前，機關檔案工作側重于年復一年地組卷，僅僅編寫一些簡單的檢索工具和參考資

料。現在檔案人員可以節省出大量的精力，尤其是對檔案實現現代化管里，提高了工作效率之后，檔案員可以加強檔案的鑒定和編研工作，在機關的全面工作中發揮更大的作用。

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