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物業采購管理制度

時間：2024-10-03 10:30:48 規章制度我要投稿

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物業采購管理制度

　　在日常生活和工作中，制度起到的作用越來越大，制度泛指以規則或運作模式，規范個體行動的一種社會結構。那么制度的格式，你掌握了嗎？下面是小編整理的物業采購管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

物業采購管理制度

物業采購管理制度1

　　1.0目的

　　保證供方提供的物資和服務符合組織要求達到的規定標準,對產品服務的最終實現提供優質保障;

　　2.0適用范圍

　　適用于公司對物資采購的控制及對評價、選擇供方服務的管理;

　　3.0職責

　　3.1管理部根據實際情況,選擇物資供應商和供方,并進行供方評審確定物資供應商和供方名單;

　　3.2辦公室負責員工標識、辦公用品等物資的采購,管理部負責其它物資的采購;并分別制定《物資采購計劃單》;;

　　3.3各相關責任部門負責物業管理過程供方提供服務的控制;

　　3.4各倉庫由各部門(管理處)負責管理,倉管員負責各類已采購物資的質量、數量、驗收及采購物資的保存;

　　3.5總經理負責審批《物資采購計劃單》;

　　4.0程序

　　4.1供方評審

　　4.1.1相關專業人員配合管理部選擇物資供應商或服務供方,選擇依據包括但不限于:

　　a)公司現狀及發展目標;

　　b)供方基本情況,例如服務態度、營業執照及地理位置等,服務供方還應考察人員基本素質及服務水平是否能達到公司要求;

　　4.1.2管理部組織人員進行供方評審,評審內容包括但不限于:

　　a)營業執照和產品經營資格證書或執業資質證書;

　　b)顧客滿意率及行業中的聲譽和口碑;

　　c)有人員和設備能保證及時提供配件和售后服務,從業人員的持證上崗率合格;

　　d)評審時的物資樣品質量達到100%,現場操作人員服務質量達到100%的合格;

　　e)在保證質量的前提下考慮價格;

　　f)評審完畢,管理部填寫《供方評審報告》;

　　4.1.3評審合格的物資供應商在《合格物資供應商名單》中登記,合格服務供方在《合格供方名單》中登記。不合格者,由管理部填寫《不合格報告》不予登記,《合格物資供應商名單》和《合格供方名單》由管理部編制,總經理審批;

　　4.1.4管理部對評審合格的物資供應商和供方每年進行復評,填寫《物資供應商評價報告》和《供方評價報告》以保證其持續提供合格產品的能力,復評不合格者,應從《合格物資供應商名單》和《合格供方名單》中除名。

　　4.2各部門、小區與合格的服務供方簽訂服務分包合同時在合同中應明確:

　　a)提供服務的范圍、期限、質量要求;

　　b)公司對供方所提供服務的監督方法和供方的'保證措施;

　　c)雙方的權利和義務;

　　d)違約責任,賠償等事項;

　　4.3當合格物資供應商和供方在提供產品或服務中出現問題時,各責任部門應會同采購人員采取以下措施,以保證產品、服務符合要求:

　　a)與供應商或供方溝通,要求其采取糾正措施將出現不合格產品的機率降至最低,必要時向其提供一定的幫助。

　　b)嚴密采購的驗證或檢驗過程,嚴格監控供方提供服務的過程。

　　c)根據合同限制或停止物資供應商供貨/供方的服務,并從《合格物資供應商名單》和《合格供方名單》中另選供應商或供方以保證產品實現。

　　4.4采購

　　4.4.1每月底各部門(管理處)制定下月《物資需求計劃》交綜合辦;

　　4.4.2綜合辦根據各部門(管理處)的《物資需求計劃》制定公司下月,

　　《物資采購計劃單》,《物資采購計劃單》應包括:采購物資的名稱、型號、規格、數量及所購物資的質量等級和要求;

　　4.4.3采購人員根據《物資采購計劃單》內容在《合格物資供應商名單》中選購,如果該物資無法在合格的物資供應商中選購時,采購人員應上報綜合辦經理,由綜合辦經理組織人員重新選擇物資供應商進行臨時評審,臨時評審準則根據實際情況而定,至少應包括供方評審內容中的a、d'項;

　　4.4.4各部門(管理處)每月初按本部門(管理處)本月《物資需求計劃》到公司倉庫領取本月所需物資,如遇突發事件需另外購買時,部門(管理處)負責人可決定臨時購買,但應向綜合辦經理說明,各小區管理處主任可決定單價在200元(含200元)以下物資的采購,大廈管理處主任可決定單價在500元(含500元)以下物資的采購;

　　4.4.5服務供方項目應由相關部門根據顧客要求進行評審,并填寫《服務分包申請計劃》、《服務分包申請計劃單》包括:服務項目范圍、質量要求、期限等,經授權人審批后報管理部。

　　4.4.6綜合辦根據《服務分包申請計劃單》內容在合格的供方名單中選擇適當的供方。

　　4.5物資的驗證與接收。

　　4.5.1所有采購的物資,由有關采購部門或申購部門根據具體產品驗收的必要性和采購文件、資料和驗證標準分別對產品進行驗證,并記錄驗證結果,及時通知倉管員進行檢驗和入庫,倉管員按《采購物資檢驗規程》進行驗收。

　　4.5.2如果有必要在供方現場檢驗時,應檢驗合格后進行記錄才給予放行。

　　4.5.3對于服務分包項目應由分管部門在服務過程中對其服務質量進行定期和不定期檢查,其中屬一次性分包服務項目如:外墻清洗,管理處必須加強過程的連續監控和采取竣工驗收,明確其是否符合有關規定和合同的要求。

物業采購管理制度2

　　為規范物業集團的采購工作，提高采購效率，特制定本制度。

　　第一章總則

　　第一條物業集團所屬各物業公司/管理處的行政管理部是采購工作的主要責任部門。行政管理部設專職采購員具體負責采購工作。

　　第二條各物業公司/管理處必須選擇人品良好、誠實正直的員工擔任采購員職務，采購員必須由具有廣州市戶籍的人員進行擔保。

　　第三條采購物品的種類分為工程耗材類、保潔用品類（含園林、綠化設備）、保安裝備類、消防器材類、經營物料類以及辦公用品類。

　　第四條物業集團全面質量管理辦公室（以下簡稱'全質辦'）負責對物業集團本部、各物業公司/管理處的采購活動進行監督和檢查。

　　第二章采購程序及管理

　　第五條一般采購活動必須嚴格按照申報、審批、采購的程序進行。

　　第六條各物業公司/管理處各部（室）必須于每月25日前申報下月的采購計劃，填寫《采購物品月計劃審批表》，經樓盤負責人審批簽字后交行政管理部采購員。

　　第七條物業集團各部（室）的采購計劃參照以上的程序進行申報，經物業集團負責人審批后，交物業管理總部行政管理部采購員進行采購。

　　第八條非計劃內的臨時采購必須填寫《采購物品審批表》，經物業集團負責人或樓盤負責人審批后交采購員進行采購。

　　第九條各物業公司/管理處根據采購物品的分類和實際需要，分別選擇至少三家供貨商作為待選對象。供貨商的.選擇以便捷、高效為原則。

　　第十條各樓盤負責人、行政管理部負責人、申購部門負責人和采購員組成供貨商評估小組，負責對待選供貨商的資質、產品質量、產品價格、企業業績、服務態度、企業信譽等方面進行評估，并填寫《供方評價表》。供貨商評估小組的所有人員必須在《供方評價表》上簽字。

　　第十一條樓盤負責人根據《供方評價表》最終確定1—2家固定供貨商，并在《合格供方名錄》上簽字批準�！豆┓皆u價表》和《合格供方名錄》必須上報物業集團全質辦備案。

　　第十二條確定固定供貨商后一周內，各物業公司/管理處與其簽訂供貨合同，合同有效期一般為三個月。供貨合同中必須（但不限于）注明以下內容：

　　1、供貨產品的質量要求（必須是品質優良的合格產品）；

　　2、送貨的時間和地點要求（必須在指定的時間內送貨上門）；

　　3、物品的價格要求（確保是市場上同類同質量產品的最低價格）；

　　4、貨款的結算時間與方式（一般為月結）；

　　供貨合同必須報物業集團全質辦備案。

　　第十三條采購員必須在接單次日起的三天內，與固定供貨商聯系送貨事宜，并完成送貨。有具體時間要求的，按照規定時間完成采購工作。

　　第十四條如遇緊急情況需要采購一般物料的，由使用部門的負責人在征得樓盤負責人的口頭同意后，由采購員和使用部門的有關人員一起進行現場采購。事后使用部門再以專題報告的形式上報樓盤負責人審批，憑樓盤負責人的簽字辦理報銷手續。

　　第十五條涉及采購某些專利技術產品和市場壟斷產品的，由使用部門說明相關情況，并以專題報告的形式上報樓盤負責人或物業集團負責人審批后進行采購。

　　第十六條物品送達樓盤后，倉管員和所屬部門的相關人員必須一同對物品進行驗收和檢查。對于合格的物品，必須及時辦理入庫手續。

　　第十七條供貨合同到期前15天，供貨商評估小組必須召開專題會議，總結前期供貨商的綜合表現，確定是否續約。如確定不予續約，則按照第十條至第十二條的程序重新確定新的固定供貨商。

　　第三章固定資產采購程序

　　第十八條物業集團各部（室）、所屬物業公司/管理處各部（室）需要申購固定資產（系統產品附屬的設施設備除外）的，必須以專題報告的形式上報。

　　第十九條固定資產申購的審批必須嚴格按照相關的權限進行。

　　第二十條申購報告經審批的最高領導審批后，由各物業公司/管理處采購員、使用部門以及第三方分別尋找三家供貨商進行比價，最后由樓盤負責人根據產品價格、產品質量等組織進行開標。采購員根據開標結果進行采購。

　　第四章附則

　　第二十一條各物業公司/管理處可根據本制度和樓盤的實際情況，制定相關的實施細則和考核辦法。

　　第二十二條本制度由物業集團業務總部負責解釋。

　　第二十三條本制度自發布之日起實施。

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