企業(yè)合同管理制度

企業(yè)合同管理制度

　　企業(yè)合同管理制度（一）

　　一、法律法規(guī)學(xué)習(xí)制度

　　1、定期組織合同法律法規(guī)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，制訂學(xué)法的內(nèi)容、時間安排計劃表，組織人員學(xué)習(xí)，并做好每次學(xué)習(xí)記錄。

　　2、廠長、經(jīng)理、各部門負(fù)責(zé)人必須帶頭參加合同法律法規(guī)的學(xué)習(xí)。合同管理人員、銷售、供應(yīng)、財務(wù)等部門業(yè)務(wù)人員必須經(jīng)過合同法規(guī)的系統(tǒng)培訓(xùn)和考核，取得合格證書；專、兼職合同管理員還必須取得合同管理員培訓(xùn)合格證書。

　　3、公司分管合同工作的負(fù)責(zé)人，部門分管合同負(fù)責(zé)人及合同管理員定期組織活動，結(jié)合合同管理中碰到的實際問題，學(xué)習(xí)新法規(guī)，解決新問題。組織研討會，案例分析會等，并做好書面記錄。

　　二、“法人委托書”管理制度

　　（一）被授予“法人委托書”者的條件

　　1、必須是本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中確需簽訂合同，并具有經(jīng)濟(jì)工作經(jīng)驗的有關(guān)人員。

　　2、必須經(jīng)過《中華人民共和國合同法》培訓(xùn)，考試合格，并經(jīng)工作業(yè)績審查合格者。

　　3、能夠遵紀(jì)守法，執(zhí)行好國家各項法令、法規(guī)和本企業(yè)的規(guī)章制度。

　　（二）“法人委托書”的申請程序

　　1、凡申請持證者，先由申請部門向合同管理機(jī)構(gòu)提出申請，填寫“參加《合同法》培訓(xùn)人員登記表”。

　　2、由合同管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一組織申請持證者參加工商行政管理部門舉辦的《合同法》培訓(xùn)班，并參加考試。

　　3、考試合格后，申請部門按合同管理機(jī)構(gòu)要求填寫“法人委托書申請審批表”，并對其工作業(yè)績進(jìn)行考核審查，再經(jīng)公司人事部門和合同管理機(jī)構(gòu)審核后報公司法定代表人批準(zhǔn)，簽章頒發(fā)授權(quán)證書。

　　（三）“法人委托書”的管理

　　1、合同管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)“法人委托書”的申請審核、證件辦理，變更、注銷登記、遺失聲明和監(jiān)督檢查等管理工作，并為公司歸口管理部門。

　　2、本公司頒發(fā)的簽訂合同的“法人委托書”，采用由省工商行政管理局統(tǒng)一印制的“法人委托書”文本，在有效期限內(nèi)可連續(xù)使用，但有效期限最長不得超過兩年。

　　3、凡不持有“法人委托書”因特殊情況需對外簽約者，由所在部門向合同管理機(jī)構(gòu)提出申請，經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)，由合同管理機(jī)構(gòu)具體辦理一事一委托的臨時“法人委托證明”事宜；未取得“法人委托書”及“法人委托證明”的其他人員一律不得對外簽訂合同。

　　4、凡持有“法人委托書”對外簽訂合同者，必須嚴(yán)格遵守本公司制定的合同管理規(guī)定和相關(guān)的配套制度，做好合同臺帳記錄，以備考查。

　　5、凡發(fā)生下列情況之一者，必須辦理變更或核準(zhǔn)注銷手續(xù)：

　　（1）“法人委托書”授權(quán)內(nèi)容變更；

　　（2）證件有效期屆滿，不再續(xù)展；

　　（3）持證人因工作變動，不再對外簽約；

　　（4）持證人因調(diào)離本公司、退休或死亡；

　　（5）持證人因違反本公司管理制度，情節(jié)嚴(yán)重需撤消“持證人”資格；

　　（6）持證人擅自涂改授權(quán)內(nèi)容、轉(zhuǎn)借和弄虛作假撤消“持證人”資格。

　　6、經(jīng)頒發(fā)的“法人委托書”如有遺失，持證人應(yīng)書面向本部門領(lǐng)導(dǎo)報告，并將本部門批示意見送合同管理機(jī)構(gòu)，由合同管理機(jī)構(gòu)向法定代表人或合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組報告后，根據(jù)情況酌情處理。

　　7、凡核準(zhǔn)注銷人員的“法人委托書”證件，由所在部門負(fù)責(zé)收回交合同管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一處理。

　　（四）責(zé)任

　　1、各部門應(yīng)加強(qiáng)對持證人的教育和管理，凡發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重違反本公司有關(guān)制度規(guī)定簽約或利用證件進(jìn)行違法活動，以及失職、瀆職等給公司帶來重大損失者，應(yīng)依法追究責(zé)任，同時注銷證件。

　　2、持證人必須嚴(yán)格按授權(quán)范圍和授權(quán)權(quán)限在有效期內(nèi)簽訂合同，如因超越授權(quán)范圍和授權(quán)權(quán)限發(fā)生的糾紛，其經(jīng)濟(jì)及法律責(zé)任由持證人承擔(dān)。

　　企業(yè)合同管理制度（二）

　　合同評審機(jī)構(gòu)設(shè)在合同管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部，組成人員包括主管副總、合同管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、合同管理員、合同承辦人、供銷、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人等。

　　一、合同評審程序

　　1、合同承辦人將合同草本及相關(guān)資料交合同管理員初審；

　　2、合同管理員填寫合同評審表中初審記錄交合同管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批，簽署審批意見。

　　3、特殊/重大合同，由合同管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人組織有關(guān)部門進(jìn)行會審，合同管理員匯總各部門會審意見后交合同管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽署意見，并報主管副總批準(zhǔn)實施。

　　4、合同管理員將合同評審表歸入該合同檔案。

　　二、評審內(nèi)容

　　1、簽訂合同前必須嚴(yán)格審查對方當(dāng)事人的主體資格。

　　（1）對法人必須審查原件或者蓋有工商行政管理局復(fù)印專用章的公司法人營業(yè)執(zhí)照或營業(yè)執(zhí)照的副本復(fù)印件。

　　（2）對非法人經(jīng)濟(jì)組織，應(yīng)當(dāng)審查其是否按法律規(guī)定登記并領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照。對分支機(jī)構(gòu)或是事業(yè)單位和社會團(tuán)體設(shè)立的經(jīng)營單位，除審查其經(jīng)營范圍外，還應(yīng)同時審查其所從屬的法人主體資格。

　　（3）對外方當(dāng)事人的資格審查，應(yīng)調(diào)查清楚其地位和性質(zhì)、公司或組織是否合法存在、法定名稱、地址、法定代表人姓名、國籍及公司或組織注冊地。

　　2、簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格。

　　（1）代理人職務(wù)資格證明及個人身份證；

　　（2）被代理人簽發(fā)的授權(quán)委托書；

　　（3）代理行為是否超越了代理權(quán)限或代理權(quán)是否超出了代理期限。

　　3、簽訂合同前，必須認(rèn)真審查對方當(dāng)事人的履約能力。對方當(dāng)事人在合同中負(fù)有提供專業(yè)性較強(qiáng)的勞務(wù)、工程項目或限制經(jīng)營項目等義務(wù)時，應(yīng)當(dāng)要求對方當(dāng)事人提供由政府法定機(jī)構(gòu)頒發(fā)的經(jīng)營許可證或資質(zhì)等級證書等證明。

　　4、簽訂合同前，應(yīng)當(dāng)仔細(xì)審查對方當(dāng)事人提供的有關(guān)證明資料，必要時應(yīng)到簽發(fā)部門進(jìn)行驗證或進(jìn)行實地考察，以防對方當(dāng)事人偽造或變造證明材料。對方當(dāng)事人提供的各種證明資料中所使用的當(dāng)事人名稱、印章等內(nèi)容必須完全一致。

　　5、下列資料不能作為主體資格和履約能力的證明資料，但可歸入合同檔案保存，以備考查。

　　（1）名片；

　　（2）廠家介紹、產(chǎn)品介紹等資料；

　　（3）各類廣告、宣傳資料；

　　（3）各類電話、手機(jī)機(jī)等通訊工具號碼；

　　（4）對方當(dāng)事人提供的未經(jīng)我方合同承辦人見證而復(fù)制的或未與原件核對無異的復(fù)印資料。

　　三、特殊/重大合同的適用范圍

　　簽訂的下列合同，視為重大合同：

　　（1）訂立價款在一百萬元以上（建筑安裝工程承包合同價款在一千萬元以上）的合同；

　　（2）投資、聯(lián)營的合同；

　　（3）涉外合同；

　　（4）合同承辦人認(rèn)為需可行性審查的其他合同。

　　四、特殊/重大合同評審的附加程序

　　1、簽訂特殊/重大合同，應(yīng)當(dāng)及時進(jìn)行可行性審查。

　　合同的可行性審查由合同管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人組織有關(guān)部門以會簽的形式進(jìn)行。也可以通過召開有關(guān)部門負(fù)責(zé)人會議的形式進(jìn)行。

　　2、簽訂特殊/重大合同，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行合法性審查。

　　合同的合法性審查，由合同承辦人按其隸屬關(guān)系，送交合同管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行合法性審查。

　　企業(yè)合同管理制度（三）

　　公司內(nèi)部設(shè)立專門的合同管理機(jī)構(gòu)，公司副總為合同管理機(jī)構(gòu)的分管領(lǐng)導(dǎo)，任命合同管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人/經(jīng)理，有專職（或兼職）的合同管理工作人員。

　　一、合同管理機(jī)構(gòu)職能：

　　1、組織宣傳、貫徹合同法律法規(guī)條例，培訓(xùn)合同管理人員和業(yè)務(wù)人員，依法保護(hù)本企業(yè)的合法權(quán)益。

　　2、制定、修訂本公司信用政策、信用管理制度、辦法，組織實施信用管理工作的考核。

　　3、對客戶進(jìn)行資信調(diào)查，建立客戶信用檔案，并進(jìn)行動態(tài)化管理。

　　4、客戶授信管理：進(jìn)行客戶信用審批，跟蹤客戶，定期對客戶的信用狀況統(tǒng)計分析。

　　5、應(yīng)收賬款管理：控制應(yīng)收賬款平均持有水平，日常監(jiān)督應(yīng)收賬款的賬齡，隨時將潛在的不良賬款進(jìn)行技術(shù)處理，防范逾期應(yīng)收賬款的發(fā)生。

　　6、商賬處理：建立標(biāo)準(zhǔn)的催賬程序和一支工作高效的追賬隊伍，及時制定對逾期應(yīng)收賬款處理的方案，并組織有效的追賬。

　　7、利用征信數(shù)據(jù)庫資源，幫助銷售部門開拓市暢

　　二、崗位責(zé)任制度：

　　1、法定代表人的主要職責(zé)：

　　（1）加強(qiáng)信用管理工作，支持合同管理機(jī)構(gòu)開展工作，解決信用管理工作中的重大問題；

　　（2）授權(quán)委托合同承辦人員對外簽訂合同；

　　（3）對本公司合同承辦人員進(jìn)行考核、獎懲；

　　（4）定期了解合同的簽訂、履行情況。

　　2、合同管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的主要職責(zé)：

　　（1）組織合同法律法規(guī)的宣傳、培訓(xùn)，組織信用管理研討會、案例評析會；

　　（2）制定、修訂本公司信用政策、信用管理制度、辦法，組織實施信用管理工作的考核；

　　（3）統(tǒng)一辦理授權(quán)委托書，嚴(yán)格管理本公司合同專用章的使用；

　　（4）制止公司或個人利用合同進(jìn)行違法活動；

　　（5）日常監(jiān)督分析應(yīng)收賬款的賬齡，防范逾期應(yīng)收賬款的發(fā)生；

　　（6）建立標(biāo)準(zhǔn)的催賬程序；

　　（7）匯總、分析客戶信用數(shù)據(jù)，向有關(guān)部門提供咨詢服務(wù)；

　　（8）協(xié)調(diào)與供銷、財務(wù)、技術(shù)等部門的關(guān)系。

　　3、合同管理員的主要職責(zé)：

　　（1）協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同的談判與簽訂。

　　（2）審查合同，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)，保管好合同專用章。

　　（3）檢查合同履行情況，協(xié)助合同承辦人員處理合同執(zhí)行中的問題和糾紛。

　　（4）登記合同臺帳，做好合同統(tǒng)計、歸檔工作，匯總合同簽訂、履行以及合同糾紛處理情況。

　　（5）發(fā)現(xiàn)不符和法律規(guī)定的合同行為，及時向合同管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或公司副總報告。

　　（6）參加對合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟。

　　（7）定期向合同管理負(fù)責(zé)人匯報信用管理情況。

　　（8）負(fù)責(zé)客戶檔案管理與服務(wù)。

　　（9）參與商賬追收。

　　（10）配合有關(guān)部門共同搞好信用管理工作。

　　4、供銷部門的主要職責(zé)

　　（1）依法簽訂、變更、解除本部門的合同。

　　（2）嚴(yán)格審查本部門所簽訂的合同，重大合同提交有關(guān)方面會審。

　　（3）對所簽合同，認(rèn)真執(zhí)行，并定期自查合同履行情況。

　　（4）在合同履行過程中，加強(qiáng)與其它各有關(guān)部門聯(lián)系，發(fā)生問題及時向合同管理機(jī)構(gòu)合同管理員通報。

　　（5）本部門合同的登記、統(tǒng)計、歸檔工作。

　　（6）參加本部門合同糾紛的處理。

　　（7）配合企業(yè)合同管理機(jī)構(gòu)做好合同管理工作。

　　5、財務(wù)、技術(shù)部門的主要職責(zé)

　　（1）加強(qiáng)與供銷等有關(guān)部門的聯(lián)系，及時通報合同履行中的應(yīng)收應(yīng)付情況。

　　（2）做好與合同有關(guān)的應(yīng)收應(yīng)付款項的統(tǒng)計、分析，提出處理建議。

　　（3）解決合同履行中有關(guān)技術(shù)方面的問題。

　　（4）依法簽訂、變更、解決技術(shù)合同。

　　（5）本部門合同的登記、統(tǒng)計和歸檔工作。

　　（6）配合企業(yè)合同管理機(jī)構(gòu)做好合同管理工作。

　　三、合同管理員考核與獎勵

　　（一）考核范圍：本公司專職或兼職合同管理員。

　　（二）考評時間

　　公司每年年終組織一次考核評審活動，在對各有關(guān)部門合同管理工作檢查基礎(chǔ)上進(jìn)行考核。

　　（三）考核內(nèi)容

　　1、掌握合同的有關(guān)法律、法規(guī)的應(yīng)知應(yīng)會基礎(chǔ)知識。

　　2、認(rèn)真參加部門或公司舉辦的業(yè)務(wù)和有關(guān)法律法規(guī)學(xué)習(xí)。

　　3、檢查所簽訂合同符合“三性”（合法性、真實性、可行性）。

　　4、檢查所簽訂合同符合“五審查”（對方主體是否合格，授權(quán)代理是否合法，資信是否保證，經(jīng)營范圍是否超出，合同結(jié)算方法和法定程序是否符合規(guī)定）。

　　5、檢查除即時清結(jié)外，是否簽訂了書面合同。

　　6、檢查使用各類合同文本的正確性和合同內(nèi)容合法、條款齊全、手續(xù)完備。

　　7、檢查簽訂合同人員的有效代理范圍和權(quán)限。

　　8、檢查杜絕無效合同的出現(xiàn)。

　　9、檢查有關(guān)合同審查表的辦理和送審，內(nèi)容齊全，手續(xù)完備。

　　10、定期或不定期與部門業(yè)務(wù)員對帳。

　　11、經(jīng)常督促合同的履約行為。

　　12、全面了解本部門的合同履行情況。

　　13、檢查本部門的合同變更、解除手續(xù)的及時辦理和手續(xù)齊全。

　　14、協(xié)助做好信息反饋和信訪工作。

　　15、建立合同臺帳。

　　16、合同臺帳的登記質(zhì)量（臺帳登記及時、正確、全面）。

　　17、檢查合同章的使用和保管。

　　18、做好有關(guān)資料的保管和歸檔工作。

　　19、在合同管理上有創(chuàng)新的典型事例（包括運(yùn)用計算機(jī)管理等事項）。

　　（四）考核部門：

　　合同管理機(jī)構(gòu)為公司合同管理員的考核評審工作的管理機(jī)構(gòu)。

　　獲獎名單由考核部門根據(jù)考核內(nèi)容進(jìn)行考核評審后報法定代表人批準(zhǔn)。取消資格的審批程序由考核部門將名單及考核依據(jù)報法定代表人批準(zhǔn)。

　　（五）獎懲方法

　　1、合同管理員的獎勵等級設(shè)三等：即先進(jìn)、優(yōu)勝和表揚(yáng)；獲獎?wù)咭跃�神鼓勵為主，并分別給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)鼓勵。

　　（1）獲先進(jìn)名單從考核總分在95分以上者中產(chǎn)生；

　　（2）獲優(yōu)勝名單從考核總分在90～95分者中產(chǎn)生；

　　（3）獲表揚(yáng)名單從考核總分在80～90分者中產(chǎn)生；

　　2、合同管理員的懲處方法：

　　（1）凡考核總分首次達(dá)不到60分者，由部門分別給予教育、幫助和扣發(fā)獎金；

　　（2）凡考核總分兩次達(dá)不到60分者，取消合同管理員資格；

　　（3）凡利用合同從事違法違紀(jì)活動者，取消合同管理員資格并按情節(jié)輕重，追究其行政或法律責(zé)任。

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