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合同管理規定

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合同管理規定

　　江蘇阿爾法電梯有限公司西安分公司
　　
　　合同管理規定
　　
　　一、合同是公司的重要文檔，是公司有關業務開展的憑證。根據《江蘇阿爾法電梯有限公司管理辦法》及國家有關法規，為規范合同的調研、起草、審查、談判和簽訂、合同執行及歸檔管理的全過程的操作，特制定本規定。
　　
　　二、本辦法適用于公司合同事務及管理。
　　
　　三、合同承辦人--指具體經辦合同有關事宜的人員。
　　
　　統一采辦--指將各部門可通用的、消耗類的或其他物資和服務采辦，由公司行政部統一組織，形成規模效益的采辦。
　　
　　四、銷售部負責業務合同的的談判，并按合同及時催款及安裝協調溝通。
　　
　　合同管理員負責合同資料的整理歸檔、保管，合同管理員須根據合同及時和廠里協調安排生產計劃及，保證生產及時，準時供應。
　　
　　財務部合同的審核、合同管理和執行情況的檢查監督、考核評審。
　　
　　五、管理內容
　　
　　（一）、合同的調研
　　
　　1、合同的調研由銷售人員進行，主要調查了解合同對方，包括但不限于
　　
　　（1）資信能力；
　　
　　（2）履約能力；
　　
　　（3）資質情況；
　　
　　（4）支付能力；
　　
　　2、與合同對方進行初步接觸，了解合同相關要素，為起草合同創造條件。
　　
　　（二）、合同的起草
　　
　　1、一般由合同承辦人員或合同管理員起草，要求：
　　
　　（1）起草人應參加合同談判；
　　
　　（2）涉及技術方面的合同，應有相關技術人員參加。
　　
　　2、合同起草要求：
　　
　　（1）各類合同應當采用書面形式；
　　
　　（2）起草合同，要做到內容合法、語言規范、結構嚴謹；
　　
　　（3）合同起草應參照使用有關合同范本，合同格式及內容應符合有關法律、法規的規定。
　　
　　（4）公司合同文本須按規定編制合同號。合同如若對方起草，也須按本規定合同號編制辦法編制公司合同號附在合同文本上，并使用此合同號進行統計、申報、匯總等。
　　
　　（三）合同的談判
　　
　　1、由銷售人員負責合同的談判，必要時邀公司領導參與。
　　
　　2、銷售人員協商洽談，擬訂談判方案，研究洽談對策和目的，洽談中視情況適時進行補充、修正。
　　
　　3、抓住重點，商定合同具體條款，并予以確認。
　　
　　（四）合同的評審與審查
　　
　　1、合同管理員組織合同評審，(www.baimashangsha.com)然后依據合同管理類別報送財務部組織審查；
　　
　　2、未經審查的合同，公司財務部將不辦理財務手續。
　　
　　3、具體評審要求根據業務實際狀況制定。
　　
　　（五）合同的簽訂
　　
　　1、合同簽訂時，簽字人出示并與對方交換法人代表證明文件或授權委托書。
　　
　　2、銷售人員需要對外簽訂合同時，必須取得公司法定代表人的批準授權。
　　
　　3、需要辦理法定手續的合同，應：
　　
　　（1）法律法規強制或合同雙方要求進行合同鑒證或公證的合同，需到有關部門辦理鑒證或公證手續；
　　
　　（2）法律法規規定需要辦理批準、登記、過戶等手續的合同，應在法定時限內辦理批準或許可手續。
　　
　　（六）合同的履行
　　
　　1、合同履行的跟蹤
　　
　　（1）合同履行實行項目負責制，由銷售人員自行負責本人的項目。
　　
　　（2）合同管理員應通過下列方式掌握合同履行情況：
　　
　　1）銷售人員就本人的項目合同履行情況向合同管理員報告；
　　
　　2）合同管理員根據合同規定時限對有關人員提醒及對合同履行情況進行檢查。
　　
　　2、合同履行中的變更
　　
　　合同簽訂后，或在合同履行過程中，如果本方或對方要求變更合同內容，應
　　
　　（1）雙方要確定變更內容，并簽字確認，需要時再按本規定第五條第四款進行審查；
　　
　　（2）對變更事項，銷售人員應以書面形式通知合同管理員；
　　
　　3、合同履行中的糾紛
　　
　　其處理按合同約定或按法律程序進行；
　　
　　（七）合同情況統計上報
　　
　　每月第一個工作日合同管理員向西安公司負責人報送下列報表，以便公司及時掌握合同總體情況：
　　
　　1、每月及年終匯總上報《合同統計報表》；
　　
　　2、每年年終匯總上報《合同臺帳表》。
　　
　　（八）合同的歸檔
　　
　　1、合同歸檔
　　
　　（1）合同原件的移交
　　
　　1）合同簽訂完后，銷售人員應在簽訂完成后5個工作日內（以最后簽訂者的日期為起點）將交合同管理員保存正本一份，同時分別送財務部保存合同正本一份、工程部保存合同安裝部分正本一份。
　　
　　2）在外地簽訂的合同原件應在回到部門后3個工作日內交合同管理員；
　　
　　3）合同管理員收到合同原件后，應填寫《合同登記卡》；
　　
　　4）合同管理員對合同文本原件進行整理；
　　
　　5）有商業秘密的合同應實行密級管理。
　　
　　（2）合同相關資料的移交
　　
　　1）合同履行過程中的一些文件、信件、電報、電傳、傳真等書面材料原件，合同承辦人應在收到原件之日起10個工作日內交合同管理員；
　　
　　2）合同管理員將其與合同原件裝訂成冊。
　　
　　（3）銷售人員對合同及相關資料的使用
　　
　　1）一般使用復印件；
　　
　　2）嚴格控制再次復印。
　　
　　（4）合同原件及相關資料的保存
　　
　　1）合同管理員應妥善保存合同文本及相關資料；
　　
　　2）履行完畢的合同，應交檔案室歸檔保存，其歸檔時間和保管年限按法律、法規和公司有關規定辦理。
　　
　　（5）合同資料的借閱
　　
　　1）借閱資料應填寫《合同資料借閱登記表》；
　　
　　2）經合同管理負責人簽字批準后才能提供復印件；
　　
　　3）如需使用原件，應經主管部門領導簽字批準。
　　
　　六、本辦法未盡之處，遵照《江蘇阿爾法電梯有限公司管理辦法》執行。
　　
　　七、本辦法由行政部根據公司實際狀況修訂，經總經理批準后執行。

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