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工程檔案管理制度

時(shí)間：2022-08-20 12:56:39 規(guī)章制度

工程檔案管理制度

　　工程檔案管理制度
　　
　　為規(guī)范公司工程檔案管理工作，根據(jù)國(guó)家、地方工程檔案管理有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我司的特點(diǎn)，制定本制度。
　　
　　一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求
　　
　　（一）工程檔案的歸檔范圍
　　
　　對(duì)于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)，記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀，具有保存價(jià)值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。（詳附件一）
　　
　　（二）歸檔文件的要求
　　
　　1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。
　　
　　2、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰、幅面整潔。
　　
　　3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書(shū)寫(xiě)工具。
　　
　　4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用 A4 規(guī)格歸檔。
　　
　　二、工程檔案的管理機(jī)構(gòu)
　　
　　各工程部設(shè)資料員，主要負(fù)責(zé)本部門(mén)工程項(xiàng)目從工程準(zhǔn)備階段到竣工備案驗(yàn)收過(guò)程中程建設(shè)文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預(yù)驗(yàn)收及移交。
　　
　　三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統(tǒng)計(jì)
　　
　　（一）工程檔案的收集
　　
　　文件形成后，文件形成責(zé)任人（經(jīng)手人）必須于當(dāng)天交一份原件給資料員，資料員收到文件后，當(dāng)天登記入盒。
　　
　　（二）工程檔案的整理
　　
　　按照單位工程分部分項(xiàng)工程及文件形成的時(shí)間先后順序進(jìn)行分類(lèi)排列。
　　
　　（三）工程檔案的立卷
　　
　　1、工程文件可劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件五部分。
　　
　　2、工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序組卷。
　　
　　3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。
　　
　　4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。
　　
　　5、竣工圖按專(zhuān)業(yè)組卷。
　　
　　6、竣工驗(yàn)收文件按單位工程組卷。
　　
　　（四）工程檔案的編目
　　
　　1、每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)從"1"開(kāi)始，案卷不宜超過(guò) 30MM;頁(yè)號(hào)編寫(xiě)在單頁(yè)右下角，雙面書(shū)寫(xiě)的，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。
　　
　　2、卷內(nèi)目錄："序號(hào)"以一份文件為單位，"責(zé)任者"填文件的直接形成單位和個(gè)人，
　　
　　有多個(gè)責(zé)任者的，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用"等"代替。"文件編號(hào)"填寫(xiě)工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)；"文件題名"填寫(xiě)文件標(biāo)題的名稱(chēng)。"日期"填寫(xiě)文件形成的日期。
　　
　　未按要求編目的，每項(xiàng)扣罰部門(mén)資料員 5 元。
　　
　　（五）工程檔案的裝訂
　　
　　案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法。
　　
　　（六）工程檔案的歸檔
　　
　　1、單位工程竣工驗(yàn)收完成后 30 日內(nèi)，部門(mén)資料員要完成該工程檔案的歸檔工作，未按時(shí)歸檔的扣罰部門(mén)資料員 5 元。
　　
　　（七）工程竣工檔案移交
　　
　　工程竣工驗(yàn)收完成后 60 日內(nèi)，部門(mén)資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館，一份移交給工程檔案室，未及時(shí)辦理移交的，扣罰部門(mén)資料員 5元。
　　
　　（八）工程檔案的索引（待討論工程代號(hào)、檔號(hào)）
　　
　　工程代號(hào)由集團(tuán)公司統(tǒng)一規(guī)定，檔號(hào)由工程檔案中心根據(jù)工程代號(hào)填寫(xiě)。
　　
　　案卷號(hào) 如：第 1 卷 1.1.1-1
　　
　　專(zhuān)業(yè)號(hào) 如：基建類(lèi) 1 為 1.1.1
　　
　　工程代號(hào) 如XX花園首期為 1.1
　　
　　樓盤(pán)代號(hào) 如XX花園代號(hào)為 1
　　
　　（九）工程檔案的保管
　　
　　工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風(fēng)，保證工程檔案不被腐蝕。
　　
　　（十）工程檔案的統(tǒng)計(jì)
　　
　　工程檔案管理人員必須每月對(duì)收集、歸檔、移交、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)催促借閱到期文件的歸還。
　　
　　四、工程檔案保管期限
　　
　　保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期（具體詳附件一）
　　
　　1、永久：是指工程檔案需永久保存。
　　
　　2、長(zhǎng)期：是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。
　　
　　3、短期：是指工程檔案保存 20 年以下。
　　
　　同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。
　　
　　五、工程檔案密級(jí)
　　
　　密級(jí)分為機(jī)密、秘密兩種。同一案卷有不同密級(jí)的文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。
　　
　　工程準(zhǔn)備階段文件為機(jī)密級(jí)，監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件為秘密級(jí)。
　　
　　六、工程檔案的借閱及銷(xiāo)毀
　　
　　按照集團(tuán)公司檔案管理制度執(zhí)行。
　　
　　本制度由部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)考核部門(mén)資料員，工程技術(shù)部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。
　　
　　七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)

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