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如何在電子文檔中用好Word分節符
如何在電子文檔中用好Word分節符林霞
在處理電子文檔的過程中，我們時常需要在同一個文檔中使用不同的紙張類型、不同的紙張方向、不同的版式、不同的頁邊距等來排放文本、圖片、表格等文檔信息，需要在同一個文檔中的不同頁面上排放不同的頁眉或頁腳（如文檔的分類信息、章節標題、日期、作者姓名和頁碼等），需要在同一頁面上分別采用橫排、豎排或分欄等不同版式編排文檔信息。在編輯復制一些帶有特殊版式或頁眉頁腳的文檔時，常會發現當前文檔的格式發生了莫名其妙的變化，文檔中已經設置好的頁眉頁腳發生了變化，想要恢復到原來的格式卻很難控制。
上述需求與種種問題，都與Word軟件分節符的使用密切相關，需要通過熟悉Word分節符的相關知識及熟練掌握Word分節符的相關操作來解決。
一、關于Word分節符
Word分節符是一種編輯標記，用來對Word文檔進行分節并標記“節”的結束。Word文檔中的“節”是大于“段落”的一個概念，是文檔格式化的最大單位，也就是說用戶對文檔的格式最大可以按“節”作整體設置。設置不同的“節”格式，表現在文檔頁面上主要是版面布局的不同。比如，在一篇文檔中，不同的節可以采用不同的紙張類型、不同的紙張方向、不同的頁邊距、不同的頁眉頁腳等，這一切均可以通過插入Word分節符并設置節的格式來實現。Word文檔中節的格式包括紙張大小、紙張方向、頁邊距、分欄、頁眉和頁腳、頁碼編排、頁面邊框、垂直對齊方式、打印機紙張來源、行號、腳注和尾注等。
二、何時需要使用分節符
通常，Word默認將整個文檔分為一節，默認的節格式是頁面中的初始格式，大部分的初始格式參數值可以從“頁面設置”中查閱得知。當用戶改變“頁面設置”中的某些節格式參數時，整篇文檔的格式會整體發生變化。如果用戶希望在同一篇文檔中出現多樣化的版面效果（諸如不同大小的紙張類型、不同的編排方向、不同的頁邊距、不同的分欄效果、不同的頁眉和頁腳、不同的頁碼編排等版面效果）時，就需要對文檔作出分“節”處理，即需要在改變節格式的頁面起始位置插入分節符。比如，當用戶需要從文檔的第n頁起將紙張由縱向排放改變為橫向排放時，就需要在第n頁的起始位置插入一個分節符，將整篇文檔分成兩個“節”，然后對不同的“節”分別進行頁面格式設置，就可以使不同的“節”具有不同的版面布局。
有時，Word還會根據用戶的操作，智能地判斷用戶的分節需求，自動在合適的位置插入分節符。比如，當我們對文檔進行頁面格式設置，并在頁面設置對話框的“應用于”選項中選擇了“插入點之后”時，系統便會在插入點位置自動插入分節符。這樣的分節符和用戶主動插入的分節符具有同等功效，用戶也可以根據需求對其進行各種操作。
在實際應用中，用戶進行的“頁面設置”多數屬于節格式的設置。設置究竟對文檔中的哪些頁面起作用，關鍵在于“應用于”的選項。這里的“應用于”有“本節”“插入點之后”和“整篇文檔”三個選項，通過該選項可以確定當前設置的格式對文檔的哪些頁面起作用。
三、使用分節符
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在Word文檔中，插入分節符的操作很簡單，只需要執行“插入”菜單下的“分隔符”命令（在Word2010中請選擇“頁面布局”分類標簽中的“分隔符”），然后在對話框中選擇“分節符類型”，單擊“確定”，即可在插入點所在位置插入一個分節符。
用戶可以選擇的分節符類型有四種，它們的控制效果如下：
“下一頁”，在當前位置插入分節符，新節的內容從下一頁頁首開始排版。
“連續”，在當前位置插入分節符，新節的內容從同一頁分節符后下一行開始排版。
“奇數頁”，在當前位置插入分節符，新節的內容從下一個奇數頁頁首開始排版。
“偶數頁”，在當前位置插入分節符，新節的內容從下一個偶數頁頁首開始排版。
�。ǘ╋@示與隱藏分節符
用戶插入的Word分節符是一種編輯標記，同其他編輯標記一樣，分節符既可以顯示在頁面上，也可以隱藏。在“頁面”視圖方式下，用戶可以利用常用工具欄上“顯示／隱藏編輯標記”按鈕控制其是否顯示。但當分節符位于段落結尾靠近右邊界的時候，分節符標志有時會無法顯示。這時，如果切換到“普通”視圖方式來查看，會很清晰地找到文檔中所有的分節符。所以，當用戶需要對分節符進行更多操作時，可以將文檔的視圖方式切換為“普通”視圖。
（三）刪除分節符要慎重
通常，Word分節符顯示為“__分節符（下一頁）__”或“一節符（連續）；”等。分節符雖然可以顯示在頁面上，卻不會被打印出來，它們屬于非打印字符，在文檔中只起控制作用，控制當前“節”按用戶設置的格式來排版。每個分節符都隱含著它所控制的“節”的部分格式標記，通常刪除分節符也會刪除該節的部分節格式。。用戶雖然可以像刪除文檔中的字符一樣很容易刪除它們，卻不可以隨意刪除。上文提到的格式發生變化或丟失的問題也正是由于要么復制了不該復制的分節符，要么刪除了不該刪除的分節符。
每個分節符標記了其前面一節文字的部分節格式，如果刪除它，該節的節格式設置信息會全部或部分丟失，該節將與下一節合并為一節，其格式也會改變并統一為下一節的節格式。
四、分節符在電子文檔中的應用案例
�。ㄒ唬┩晃臋n中采用不同大小的紙型和方向
實例1，用戶當前文檔紙型是A4縱向，需要在文檔中插入一張用A3紙型橫放的表格。操作要領如下：
1.定位插入點至需要開始編排表格位置。
2.執行“文件”菜單下的“頁面設置”命令。
3.在對話框中“頁邊距”選項卡中選擇“方向”為“橫向”。
4.在“紙張”選項卡中選擇“紙張大小”為“A3”；選擇“應用于”為“插入點之后”，單擊“確定”。
結果可以看到，在插入點位置自動出現一個分節符，分節符之后新一頁紙張的大小和方向均按要求發生了變化。
表格制作好之后，尚需將插入點定位在表格之后，再次執行2—4步驟操作，將紙張重新設回A4、縱向，系統會再次自動插入一個分節符，并從分節符后新的一頁開始紙張大小和方向恢復原樣，即可接著正常編輯文檔。
這里，系統根據用戶的操作，經過智能判斷自動插入兩個分節符將文檔分為三節，第一、三節的節格式相同，均為A4紙型、縱向，第二節節格式為A3、橫向，滿足了用戶的實際排版要求。
用戶也可以利用“插入”菜單先插入兩個分節符，再定位插入點至兩個分隔符之間，然后利用“頁面設置”進行設置，并將設置“應用于本節”，也可以達到同樣的目的。
（二）同一文檔中采用不同的頁眉頁腳、頁碼分段單獨編號
實例2，一篇論文分封面、摘要、目錄、正文四部分，封面不要頁眉頁腳，其余三部分頁眉分別顯示摘要、目錄、正文，摘要和目錄的頁碼順序編號，正文按另外順序編號。
實現該操作的要領是，首先將文檔分為四節，然后切換到“頁眉和頁腳”視圖狀態，利用“頁眉和頁腳”工具欄上的“鏈接到前一個”按鈕，取消系統默認的各節頁眉和頁腳的鏈接狀態，然后對各節的頁眉和頁腳按實際需求進行編輯修改即可。
具體操作如下：
1.分別在摘要、目錄、正文開始處插入“下一頁”類型的分節符，將論文分為四節。
2.利用“視圖”命令進入“頁眉和頁腳”視圖狀態，將插入點定位至“摘要”所在節的某一頁頁眉位置上，單擊“頁眉和頁腳”工具欄上“鏈接到前一個”按鈕，取消“摘要”頁眉與“封面”頁眉的鏈接，輸入“摘要”，這樣“封面”頁眉上便不會有任何內容出現。
3.利用鼠標上滾動輪移動插入點至“目錄”所在節的頁眉位置，同樣單擊“鏈接到前一個”按鈕，取消“目錄”頁眉與“摘要”頁眉的鏈接，再刪除目錄所在頁某一頁面上已有的“摘要”，輸入“目錄”。再用同樣的方法，將“正文”的頁眉修改為“正文”。
4.在頁腳位置利用“插入”菜單下的“頁碼”命令，插入滿意的頁碼格式，所有頁面均出現順序編號的頁碼。
5.將插入點定位至“摘要”所在的節，單擊“頁眉和頁腳”工具欄上“鏈接到前一個”按鈕，取消“摘要”與“封面”的鏈接，然后刪除封面的頁碼。再定位至“摘要”的頁碼位置，再次執行“插入”頁碼命令，將“頁碼格式”設為“起始頁碼”，且值為1。再利用“插入”頁碼命令將“目錄”所在節的“頁碼格式”設置為“續前節”，“目錄”則接續“摘要”的頁碼順序自動編號。
6.將插入點定位至“正文”所在節的頁碼位置，然后執行“插入”頁碼命令，將“頁碼格式”設為“起始頁碼”，且值為l。這樣，正文的頁碼從1開始重新自動順序編號。
�。ㄈ┎煌婷娌季郑垂澑袷讲煌┑奈臋n的合并
實例3，為了便于管理，-將不同版面的多篇文檔合并到同一文檔中。
將多篇各自有不同節格式的文檔合并成一個文檔，可以利用“插入”菜單中的“文件”命令進行合并，也可以打開所有文檔，將其分別復制粘貼到同一文檔中。在操作過程中，如果對分節符控制不力，會丟失部分節格式，造成版面布局發生混亂。具體操作要領如下：
1.首先打開一篇要合并的文檔（將其視為總文檔）。
2.在總文檔結束位置插入一個分節符，分節符的類型可以按需求選擇任意類型。
3.再打開另一要合并的文檔并選中全部內容，執行復制操作。
4.返回到總文檔中，在分頁符后執行粘貼操作。如果看不見分頁符，可以切換“視圖”方式為“普通”，再在分頁符下邊執行粘貼操作。
5.重復第2、3、4步操作，可以將多篇節格式不同的文檔在保留各自節格式的前提下合并為一個文檔。
需要說明的是，粘貼操作必須是在分節符后邊或者下邊進行，而不能在分節符的前邊或上邊進行。否則，會有部分節格式丟失，造成版面布局發生變化。
（四）分節符的重復使用
包含版式格式的分節符可以重復使用。當某種節版式需要經常重復用到時，用戶可以復制包含該版式格式的分節符，將其粘貼到需要設定相同版式的節之后。
用戶也可以利用新建自動圖文集把設定好版式的分節符保存在自動圖文集中，以備隨時調用，這樣可以省去繁瑣的版式設置工作。
綜上所述，用好Word分節符，可以幫助我們實現很多個性化的更強大的排版功能，也便于我們對內容相關但布局格式不同的文檔內容統一管理，方便查閱。而對分節符了解不夠，則會影響我們編輯制作和管理文檔內容的效率。
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