總臺(tái)工作管理規(guī)定
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總臺(tái)工作管理規(guī)定
文件編號(hào)：DZHR0403017
版 次：A
頁(yè) 次：1/1
實(shí)施日期：
1、目的：為保證公司內(nèi)外通訊信息暢通，對(duì)來(lái)訪(fǎng)人員進(jìn)行友好接待，塑造企業(yè)良好形象。
2、范圍：公司總臺(tái)工作人員。
3、內(nèi)容：
3．1服飾要求：
總臺(tái)人員直接代表著公司形象，故應(yīng)著裝得體、整潔大方、舉止文雅、化淡妝。
3．2電話(huà)接轉(zhuǎn)
3．2．1電話(huà)鈴聲響兩下，總臺(tái)人員應(yīng)迅速接聽(tīng)，接聽(tīng)電話(huà)時(shí)應(yīng)音調(diào)柔和，語(yǔ)氣平穩(wěn)，使用規(guī)范用語(yǔ)“您好，大眾聯(lián)合”或“大眾聯(lián)合，您好”等。
3．2．2對(duì)待來(lái)電者禮貌、熱情，首先弄清來(lái)電者身份、意圖，可應(yīng)用以下話(huà)語(yǔ)詢(xún)問(wèn)來(lái)電者：“請(qǐng)問(wèn)你貴姓？”，“請(qǐng)問(wèn)您哪里找？”，“請(qǐng)問(wèn)你找哪位？”，“請(qǐng)問(wèn)有什么可以幫到你？”等。
3．2．3明白來(lái)電者意愿后，在征得被訪(fǎng)問(wèn)者同意的情況下迅速將電話(huà)轉(zhuǎn)給被訪(fǎng)者接聽(tīng)，當(dāng)被訪(fǎng)者正忙無(wú)法接聽(tīng)或因特殊原因拒絕接入來(lái)電，總臺(tái)人員應(yīng)代被訪(fǎng)者表示歉意，并婉言相告，同時(shí)記錄來(lái)電者之聯(lián)系電話(huà)及聯(lián)絡(luò)人，必要時(shí)獲悉來(lái)電者的留言，然后將所記錄信息轉(zhuǎn)達(dá)給被訪(fǎng)者。
3．2．4待來(lái)電者結(jié)束談話(huà)先掛斷，使用禮貌道別語(yǔ)： “謝謝，再見(jiàn)”等，道別后將電話(huà)輕輕放下，并將必要內(nèi)容作記錄。
3．2．5總臺(tái)人員不得利用工作之便，在上班時(shí)間私自或幫人接打私人電話(huà)。
3．3訪(fǎng)客接持
3．3．1當(dāng)客人來(lái)訪(fǎng)時(shí)，總臺(tái)人員應(yīng)禮貌大方，積極主動(dòng)熱情予以接待，不以貌取人，不分貴賤，平等相待，征詢(xún)對(duì)方需訪(fǎng)對(duì)象后遞送茶水，并通知被訪(fǎng)人員；會(huì)客、洽談原則上在會(huì)議室，未征得人力資源部同意，不得帶入辦公室內(nèi)；對(duì)于來(lái)訪(fǎng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)之客人應(yīng)先問(wèn)清楚是否事先有約，并主動(dòng)通知被訪(fǎng)領(lǐng)導(dǎo)，征得領(lǐng)導(dǎo)同意后帶至其辦公地點(diǎn)，并作記錄。
3．3．2客人走后，應(yīng)及時(shí)收拾茶具，以保持良好辦公環(huán)境。
3．3．3嚴(yán)守公司秘密，不得同客人過(guò)多寒暄。
3．3．4對(duì)于個(gè)別不受歡迎之客人，應(yīng)馬上向公司報(bào)備。
擬文
審核
核準(zhǔn)
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