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秘書隨從事務(wù)的工作程序

時間：2022-10-27 13:39:22 觀民文秘工作

秘書隨從事務(wù)的工作程序

　　秘書隨從事務(wù)的工作程序隨從事務(wù)的類型很多，諸如隨領(lǐng)導(dǎo)進行商務(wù)調(diào)查研究、隨領(lǐng)導(dǎo)出席會議、談判、商務(wù)出訪。以下是小編整理的秘書隨從事務(wù)的工作程序，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

秘書隨從事務(wù)的工作程序

　　隨從事務(wù)的類型很多，諸如隨領(lǐng)導(dǎo)進行商務(wù)調(diào)查研究、隨領(lǐng)導(dǎo)出席會議、談判、商務(wù)出訪（出縣、出省、出國）。隨從事務(wù)，往往內(nèi)容不同，時間有短長，但其工作程序都大致雷同。以隨從領(lǐng)導(dǎo)出訪為例，其工作程序大致可分為三個階段：

　　1、準(zhǔn)備階段

　　當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)確定出訪后，秘書要在出發(fā)前做好充分的準(zhǔn)備工作，包括思想、組織、物質(zhì)和資料等方面的準(zhǔn)備工作。

　　（1）思想準(zhǔn)備。秘書要了解商務(wù)出訪的意圖、目的；出訪的內(nèi)容和重點；邀請單位和對象；參加出訪的有關(guān)人員；出訪的大致日程安排；希望邀請單位做哪些準(zhǔn)備工作等。

　　（2）組織準(zhǔn)備。秘書要做到：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示擬制出訪方案；通知有關(guān)部門確定參加出訪的隨從人員名單，并進行編組和分工；組織所有人員參加預(yù)備會，聽取領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于預(yù)備工作的指示，學(xué)習(xí)有關(guān)文件，布置具體任務(wù)；印發(fā)出訪方案和日程安排；與邀請單位聯(lián)系，使其有所準(zhǔn)備。

　　（3）資料準(zhǔn)備。秘書要收集：邀請單位的歷史沿革，領(lǐng)導(dǎo)班子，當(dāng)前工作發(fā)表及評價的資料；同出訪工作相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)指示政策，法規(guī)性文件；同出訪中心內(nèi)容相關(guān)的理論和典型經(jīng)驗方面的資料；出訪地區(qū)有關(guān)地理、氣候、交通情況以及風(fēng)土人情方面的資料。

　　（4）物質(zhì)準(zhǔn)備。秘書要攜帶：辦公用具、常用藥物、差旅費以及照相機、收錄機等文化用品。

　　2、出訪階段

　　（1）做好組織安排。領(lǐng)導(dǎo)商務(wù)出訪免不了有察看商品生產(chǎn)現(xiàn)場，召開座談會或個別訪問等形式。這就要求隨從秘書為之安排好時間、地點和有關(guān)人員。無論哪種活動，隨從秘書都要做好記錄，以便事后分析、研究。

　　秘書看到、聽到的情況要及時、準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)匯報。

　　（2）主動提出建議。在出訪階段，隨從秘書如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)主動向領(lǐng)導(dǎo)提出如何處理的建議。

　　（3）及時同企業(yè)聯(lián)系。在領(lǐng)導(dǎo)出訪期間，秘書要同原企業(yè)及時溝通信息。如將外出領(lǐng)導(dǎo)的活動情況及時用通訊工具告知企業(yè)，使企業(yè)留守領(lǐng)導(dǎo)者掌握外出領(lǐng)導(dǎo)的狀態(tài)。同時也要從企業(yè)內(nèi)部獲取信息，使外出領(lǐng)導(dǎo)及時了解領(lǐng)導(dǎo)的重要指示，以及原企業(yè)的工作動向，保證領(lǐng)導(dǎo)信息靈通，以利實施不間斷的指揮。

　　（4）處理好日常事務(wù)。隨從秘書要主動處理日常的事務(wù)工作。在組織安排中碰到人事、時間、地點等方面的矛盾，要主動協(xié)調(diào)，盡量做好事半功倍，提高效率。還要盡可能保證首長的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。

　　3、結(jié)束階段

　　隨從秘書要做好出訪活動的善后工作，這個階段主要有：

　　（1）做好返程安排。聯(lián)系安排好返程的交通工具，預(yù)定好車、船、機票，安排好途中食宿，確保領(lǐng)導(dǎo)的安全。

　　（2）整理調(diào)查資料。回企業(yè)后，要把出訪中發(fā)現(xiàn)的問題整理歸納成條，提出改進工作、解決問題的建議。

　　（3）抓緊有關(guān)問題的落實。在出訪時，領(lǐng)導(dǎo)答應(yīng)辦的事，回企業(yè)后秘書要及時通知、督促有關(guān)部門抓好落實，做到言而有信，件件有著落，事事有回音。

　　（4）報銷差旅費。隨從秘書要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)結(jié)算開支、報銷差旅費、償還預(yù)借款。

　　（5）回顧總結(jié)。隨從秘書工作要對自己跟隨領(lǐng)導(dǎo)出訪期間的工作進行回顧總結(jié)，主動征求領(lǐng)導(dǎo)的批評、幫助，這對秘書自身的提高不失為一種有效的辦法。

　　秘書在整個跟隨領(lǐng)導(dǎo)外出活動期間要時刻注意維護領(lǐng)導(dǎo)的威信，執(zhí)行政策，遵守紀(jì)律，謙虛謹(jǐn)慎，平易近人，為領(lǐng)導(dǎo)、也為秘書自身樹立良好的形象。

　　擴展資料：

　　怎么做好秘書隨從

　　隨從工作是秘書部門的一項經(jīng)常性工作，是秘書為領(lǐng)導(dǎo)活動服務(wù)的重要體現(xiàn)。做好隨從工作，對于促進領(lǐng)導(dǎo)作風(fēng)的轉(zhuǎn)變，抓好各項工作的檢查落實，提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率，樹立領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的威信，鍛煉和提高秘書人員的素質(zhì)，具有十分重要的意義。

　　一要進行充分準(zhǔn)備

　　當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)決定外出視察后，在出發(fā)前，秘書應(yīng)當(dāng)抓緊時間進行充分的準(zhǔn)備。“兵馬未動，糧草先行。”準(zhǔn)備工作的好壞，對視察工作的成敗有著十分重要的影響。

　　一是做好思想準(zhǔn)備。在視察前，秘書一定要摸清、摸透領(lǐng)導(dǎo)視察的意圖，明確自己的任務(wù)。主要包括：視察的指導(dǎo)思想和目的，視察的內(nèi)容和重點，視察的對象（單位），視察時大致的日程安排，參加視察的有關(guān)人員，要求被視察單位做哪些準(zhǔn)備工作,視察前需要召開什么預(yù)備會議等。思想準(zhǔn)備還包括認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會上級的有關(guān)指示精神，本級黨委、領(lǐng)導(dǎo)的意圖、決定和工作安排，熟悉、掌握基層特別是視察對象的有關(guān)情況，以便在視察中當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，做好咨詢服務(wù)工作。

　　二是做好組織準(zhǔn)備。秘書是隨從工作的組織者，應(yīng)重點做好四項工作。

　　①根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示擬制視察工作方案，如果是調(diào)查研究,要擬制調(diào)查提綱、調(diào)查問卷、調(diào)查表等；

　　②通知有關(guān)部門確定參加視察的人員名單，并進行編組和分工，指定各組負(fù)責(zé)人、記錄人；

　　③通知有關(guān)人員參加預(yù)備會，聽取領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于視察工作的指示，學(xué)習(xí)有關(guān)文件，布置任務(wù)；

　　④印發(fā)視察方案和視察日程安排表。

　　三是做好資料準(zhǔn)備。資料準(zhǔn)備十分重要，有了資料，一方面可以做好領(lǐng)導(dǎo)的咨詢服務(wù)工作，防止一問三不知；另一方面可以更全面地研究問題，提高調(diào)查研究的效率和撰寫材料的速度。一般來說，秘書應(yīng)當(dāng)攜帶這樣一些資料：

　　①被視察單位的歷史沿革、領(lǐng)導(dǎo)班子配備及人員簡況、當(dāng)前工作情況及與其相關(guān)的評價資料；

　　②與視察中心內(nèi)容相關(guān)的上級指示；

　　③與視察中心內(nèi)容有關(guān)的理論材料、經(jīng)驗材料及各種信息資料；

　　④視察地區(qū)的有關(guān)地理、氣候、交通以及歷史、人文情況的資料。

　　四是做好后勤物資準(zhǔn)備。除了準(zhǔn)備好領(lǐng)導(dǎo)的辦公用具、生活用具、必備藥物外，還要預(yù)支足夠的差旅費，提前訂購車票、船票或飛機票。

　　二要深入實際搞好調(diào)查研究

　　視察階段是深入實際、調(diào)查研究的階段，是秘書工作最繁忙的階段，也是全面發(fā)揮秘書才能的階段。一般來說，應(yīng)抓好以下幾個主要環(huán)節(jié)。

　　一是深入調(diào)查，了解情況。視察就是調(diào)查研究。領(lǐng)導(dǎo)了解情況的辦法不外乎三種：一個是到各個現(xiàn)場看一看，叫現(xiàn)場觀察；再一個是召開有關(guān)會議（干部匯報會、群眾座談會）聽一聽，叫聽取匯報；還有一個是分別我不同層次的干部、群眾談一談，叫個別談話。這一階段秘書的主要職責(zé)是做好安排和記錄工作。這里要做好以下幾點：①現(xiàn)場觀察要仔細(xì)。要善于從現(xiàn)象中捕捉具有典型意義的事物，提供給領(lǐng)導(dǎo)作參考。②會議記錄要認(rèn)真。在聽取基層單位領(lǐng)導(dǎo)同志匯報工作時，秘書除了應(yīng)事先將有關(guān)資料送領(lǐng)導(dǎo)熟悉外，還應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)意圖事先向有關(guān)同志通知會議的議題，讓有關(guān)同志做好準(zhǔn)備。對領(lǐng)導(dǎo)在會議上的講話、各類人員的匯報、發(fā)言應(yīng)詳細(xì)記錄，如發(fā)現(xiàn)有出入和矛盾的地方，要核實清楚。③走訪談話要深入。深入群眾，進行個別走訪談話，往往能了解到許多匯報會上聽不到的真實情況。在個別走訪談話時，秘書和領(lǐng)導(dǎo)有時是分頭進行的。秘書要學(xué)會接近群眾，與群眾交朋友，取得群眾的信任，以便深入地了解情況，認(rèn)真聽取各方面群眾對當(dāng)?shù)毓ぷ魈岢龅囊庖姡占罕姷母鞣N要求和反映，并及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。④反映情況要準(zhǔn)確。秘書對基層群眾反映的情況,事先要調(diào)查了解清楚，然后再向領(lǐng)導(dǎo)報告。報告情況一定要實事求是，準(zhǔn)確無誤，切忌用“大概”、“可能”之類的詞語。要客觀地反映基層單位的實際情況，切忌主觀臆斷，摻雜個人成見。領(lǐng)導(dǎo)為了掌握工作進度，一般情況下每天都要召開工作組碰頭會,收集有關(guān)情況，布置翌日工作。秘書要負(fù)責(zé)通知，并做好記錄、收集、整理有關(guān)材料的工作。每一項工作或每一階段工作結(jié)束后，都要及時進行總結(jié)。當(dāng)視察工作進入尾聲時，領(lǐng)導(dǎo)的主要活動集中在總結(jié)講評、講話作指示上。這一階段的秘書工作進入緊張的腦力勞動階段，突出地表現(xiàn)在寫材料上。為了寫好有關(guān)材料，應(yīng)注意三點：一要隨時注意領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。秘書要在整個視察過程中，隨時留心并記下領(lǐng)導(dǎo)對某一問題的看法、評價、指示。秘書要把領(lǐng)導(dǎo)在不同時間、不同地點講出來的零散的觀點集中起來、連貫起來，加以分析，找出共同點，就能把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，寫作時就能做到符合領(lǐng)導(dǎo)意圖。二要及時整理所得材料。視察工作一開始，秘書就應(yīng)著手收集和整理調(diào)查材料，為最后寫總結(jié)講評材料、調(diào)查報告做好準(zhǔn)備。三要加強請示報告。無論是寫情況反映、專題報告，還是寫總結(jié)講評材料，秘書都應(yīng)當(dāng)首先列出提綱，向領(lǐng)導(dǎo)請示，然后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖動筆起草。這樣可以避免返工現(xiàn)象，提高文章的成功率。

　　二是提出建議，解決問題。視察就是要解決問題。領(lǐng)導(dǎo)和秘書要牢固樹立為基層服務(wù)的思想，不要一味責(zé)備基層，要體諒基層的實際困難，力爭為基層多辦幾件實事，扎扎實實地幫助基層解決一些實際問題。對基層提出的問題，秘書人員要摸清情況,提出處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)參考。當(dāng)時能解決的，建議領(lǐng)導(dǎo)及時給予解決；不能解決的，要向基層解釋清楚；屬于有關(guān)部門職權(quán)范圍的，要轉(zhuǎn)告有關(guān)部門，并將辦理情況及時報告領(lǐng)導(dǎo)或通知有關(guān)單位。對于來訪人員，秘書要熱情接待，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理好來訪人員反映的問題。對于無正當(dāng)理由、胡攪蠻纏的人，要加以勸阻，不讓他們干擾領(lǐng)導(dǎo)工作。

　　三是加強聯(lián)系，溝通信息。領(lǐng)導(dǎo)雖然離開機關(guān)下到基層，但仍然需要掌握全局情況，并經(jīng)常發(fā)出指示指導(dǎo)全局工作。這就需要秘書在下基層期間仍要加強同機關(guān)的聯(lián)系，溝通信息。①領(lǐng)導(dǎo)每到一地，秘書都應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)活動情況及時用電話告知機關(guān)，使機關(guān)掌握領(lǐng)導(dǎo)動態(tài)，以便遇到緊急事情及時請示報告。②秘書要及時向領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)呈機關(guān)、基層單位的請示、報告，傳達領(lǐng)導(dǎo)對機關(guān)、基層工作的指示，并注意檢查落實情況，及時報告領(lǐng)導(dǎo)。③每到一個單位，秘書都應(yīng)及時同所在單位機要、保密、收發(fā)部門取得聯(lián)系，以便領(lǐng)導(dǎo)能及時看到上級下發(fā)的電報和重要文件，能讀到報紙、刊物，保證領(lǐng)導(dǎo)信息靈通，耳聰目明，能夠?qū)嵤┎婚g斷的指揮。

　　四是處理事務(wù)，力爭主動。跟隨領(lǐng)導(dǎo)視察工作，有大量的日常事務(wù)性工作需要處理。秘書人員要積極主動、周到細(xì)致地做好這些工作，否則一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)紋漏，就會影響整個工作。①細(xì)心安排領(lǐng)導(dǎo)的工作、生活和休息，保證視察工作有秩序地進行，保證領(lǐng)導(dǎo)身體健康、心情舒暢、精力充沛地投入工作。②每視察完一個單位，要提前與下一個視察單位取得聯(lián)系，以便對方做好接待準(zhǔn)備工作。③聯(lián)系安排好交通工具（汽車、火車、飛機或輪船等），預(yù)訂車、船票，定準(zhǔn)出發(fā)時間、地點，及時通知領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員，并聯(lián)系安排好途中食宿、警衛(wèi)等事項，確保領(lǐng)導(dǎo)的安全。

　　三要抓緊做好解決問題等工作

　　視察工作的結(jié)束并不意味著該次視察的秘書工作也隨之結(jié)束,秘書尚有許多工作要做。概括起來，主要應(yīng)抓好以下幾項工作。

　　一是提出解決問題的方案。雖然我們強調(diào)在視察過程中要幫助基層解決問題，但是實際上只能解決一些具體問題，大部分問題需要帶回機關(guān)，提交常委會或有關(guān)部門統(tǒng)一研究解決。秘書回機關(guān)后，要把調(diào)查中發(fā)現(xiàn)的問題整理歸納成條，并提出改進工作、解決問題的建議，供領(lǐng)導(dǎo)斟酌采用。形成決議后，有些問題還要擬成文件下發(fā)。

　　二是抓緊有關(guān)問題的落實。領(lǐng)導(dǎo)在視察時答應(yīng)給基層辦的事,回來后，秘書要及時通知、督促有關(guān)部門抓好落實，做到言必信,行必果，有頭有尾，善始善終，件件有著落，事事有回音。如果在辦理過程中遇到困難，秘書無力解決，應(yīng)及時報告領(lǐng)導(dǎo)裁決,千萬不能拖延、積壓，不了了之。

　　三是整理調(diào)查資料。秘書應(yīng)將視察中獲得的材料進行分門別類的整理和處理。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖進一步修改、完善調(diào)查報告，并打印上報；領(lǐng)導(dǎo)在視察期間的重要講話，對全局有指導(dǎo)意義的重要發(fā)言，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，可整理下發(fā)；對視察中收集的一些有重要價值的信息，可編寫成《情況反映》呈報上級和在機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)參考；對全局有指導(dǎo)意義的典型材料也可轉(zhuǎn)發(fā)所屬單位借鑒；對其他有保存價值的調(diào)查講評材料要及時歸檔，留作以后參考。

　　四是做好隨從工作總結(jié)。一般來說，工作組回機關(guān)后，還要召開一次會議，由領(lǐng)導(dǎo)對該次視察工作情況進行總結(jié)。秘書要注意收集這方面的情況，列出講話提綱，供領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)時參考使用。同時，秘書還應(yīng)當(dāng)對自己在跟隨領(lǐng)導(dǎo)視察期間的工作進行認(rèn)真的回顧和總結(jié)，也可懇求領(lǐng)導(dǎo)的批評幫助。這種自我總結(jié)對秘書自身素質(zhì)的提高是十分必要的，對做好今后的隨從工作大有裨益。

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