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學校政務公文編排格式
學校政務公文編排格式
中小學政務公文一般采用無文頭、文號的非正式簡化形式，俗稱"白頭文件",僅需對標準對應部分進行格式規范。
（一）版面部分
1.頁邊與版心尺寸。公文用紙天頭（上白邊）為37 mm±1 mm,公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm,版心尺寸為156 mm×225 mm.
參考說明：據上標準，下白邊（俗稱"地腳" ）應為35mm,右白邊（俗稱"前口"）為26mm.這樣形成了版面"天寬地窄，左寬右窄"的形式，"天寬"符合傳統習慣，且為閱讀者批注留白。"左寬"的原因是給裝訂預留位置。版心即為文本區、文章區。
2.字體和字號。公文格式各要素一般用3號仿宋體字。
3.行數和字數。一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。
4.文字的顏色。如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。
5.頁碼。一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7 mm.單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。
參考說明：
單面印刷時頁碼居中；加有封面（封皮）的材料，封面頁不加頁碼。
排版時將頁腳設置成28mm,即可實現"一字線上距版心下邊緣7 mm".
（二）主體
1.標題。一般用2號小標宋體字，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。
參考說明：回行時，要做到詞意完整。通俗講就是回行不破詞，即一個完整詞語不能排在兩行。還應回避：標題首行末不出現標點符號，涉及書名號、引號不回行。
2.正文。一般用3號仿宋體字，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可以用"一、""（一）""1.""（1）"標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。
參考說明：
（1）如果文中結構有兩個層次的話，層次序數可以用"一、""（一）",也可以用"一、" "1.".后者是兼顧行文習慣問題，也能使行文結構比較緊促，但同一文中必須一致。
（2）如果小標題后另起行行文，則句尾不加標點符號。
（3）層次序數"（一）"易標注成"（一）、",多加一個頓號；"1."易標注成"1、",誤將句點用成頓號。
（4）在具體文檔編輯中，不建議使用計算機自動編號作為層級序數。建議使用手動輸入，層級序號與文本屬同一格式，便于編輯。
3.發文機關署名、成文日期和印章。成文日期一般右空四字編排。一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。
成文日期用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。
5. 特殊情況說明。當公文排版后所剩空白處不能容下印章或單位落款、成文日期時，可以采取調整行距、字距的措施解決。
二、實用文書的編排格式
（一）版面協調。版面是文件材料的第一印象，版面協調美觀，是重視和尊重受閱者的體現，關系文本承載事務傳達、報告、請示、審批的結果。天頭、地腳、訂口、切口的設置，可以參照公文格式或合理調整，但比例不能失調。應做到正文字號大小統一、行距統一、段距統一。行寬字大，有松散和人為增加文本厚度感覺，且浪費紙張。行窄字小，則給人造成閱讀不便。
學校文件材料排版中常見的共性問題是：不設頁邊距，或默認頁邊距，天地不分；版心偏大、沒有留白；不設行距，或默認單倍行距；不設置頁碼位置，默認位置偏低。版面設置不當，會在后期整理檔案裝訂、裁切時，造成文檔內容被遮壓、裁損。學校常用的計劃、通知、總結、方案、匯報、制度、經驗材料等，應注重以上原則。
（二）行文規范。首先，符合漢語言應用文格式規范。行文格式規范是學校文件材料底線標準。如，避免出現層次序號混亂、段首不空兩字等常識性問題。文本中數字的運用，具體在什么情形下用阿拉伯數字和漢字數字，都要遵循規范。其次，細節問題要協調統一。標題字體、小標題字體、正文正確運用標宋、黑體、楷體、仿宋等常用字型，少用或不用美術字、廣告字、特效字和書法字。教師個人的文書，諸如教學計劃、教學設計、學案、總結、課題報告、交流文稿、事跡材料等，都應做到相對規范，力求文本內容和編排形式相得益彰。
（三）務實靈活。近年來，學校在某些實用文書的編排和印制上，進行了積極的創新和有益的探索。如致家長信、學生通知書、宣傳資料等，綜合運用了圖文、圖表混排的廣告宣傳策略，突破了原有固化、呆板的格式。如果運用得當，會有效提升效果。此類形式，要在遵循文本規范和審美原則上進行創意，不花里胡哨，不繁瑣雜亂，力求整體效果簡明大方、精美雅致。
總之，教育行業從業人員屬于技術崗位人員，在學校管理和教師教學中形成的文書材料，具有學術性、技術性和人文性的共同特征。文書材料格式規范，有利于教育教學工作實際應用，有助于學習、研究、交流、共享。
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